Capital humain et Organisation

5 conseils pour mieux organiser votre travail

Lotte Van Meirvenne

Mon collègue Gert toujours à l’affut d’un travail plus efficace me parla par un lundi matin particulièrement agité (comme à peu près tous les lundis matins) d’un système génialissime qui devrait me permettre de mieux organiser et structurer mon travail. Evidemment, j’étais au départ un peu sceptique (mais n’est-ce pas le propre du consultant ?), mais après une session de formation approfondie organisée en interne et 3 mois de petites mises au point hebdomadaires avec Gert, j’étais tombée sous le charme (de la méthode !). Bon, ce serait trop compliqué de vous expliquer ici le tout en détail, mais voici quand même dans les grandes lignes les 5 principes de base.

CONSEIL 1: Désactivez les alertes

“Ping”, un message d’alerte apparaît dans le coin de mon écran. Et si je n’ai pas cliqué assez vite dessus, une enveloppe reste affichée dans le bas de mon écran. Dès qu’un mail entrait dans mon Outlook je me laissais distraire. La plupart du temps, je lisais le mail directement et j’y répondais dans la foulée. La bonne nouvelle ici fut que je pouvais désactiver ces messages d’alerte. Je vous avoue qu’au départ j’ai eu peur, mais aujourd’hui je trouve cela un excellent conseil que je ne manque pas de recommander à mes collègues. En restant concentrée sur ma tâche je gagne un temps précieux.

CONSEIL 2: Working hard or hardly working?

Vous le connaissez certainement ce sentiment d’avoir été fort occupé toute la journée mais de n’avoir en fin de compte pas fait grand chose. J’avais toujours une liste de tâches prédéfinies. Mais en cours de journée, 36.000 choses différentes me tombaient dessus. Et dans ces cas-là, nous avons tous tendance à vouloir réagir tout de suite aux choses qui se passent en cours de journée, ce qui fait que finalement vous êtes (sans doute) plus occupé à éteindre des incendies qu’à vous consacrer aux choses essentielles. Chez Möbius, nous avons chacun des objectifs personnels. Je les ai consignés dans une liste qui m’aide à définir ce que je fais/ne fais pas maintenant/plus tard. Et bien, cela fait un monde de différence dans la façon dont ma journée s’organise maintenant et de me concentrer sur les activités où je crée une réelle valeur ajoutée me donne encore plus d’énergie.

CONSEIL 3: Faites en sorte que seules les choses que vous aimez faire vous occupent l’esprit à plusieurs reprises

J’habite dans un immeuble à appartements de trois étages. J’occupe le premier étage et l’ampoule du couloir est grillée. Comme la lumière de mon voisin du dessus fonctionne et celle d’en bas aussi, j’ai juste assez de lumière pour trouver la serrure de ma porte d’entrée. Cependant, à chaque fois que je me trouve devant ma porte, je me dis : « Ah c’est vrai, je dois encore remplacer cette ampoule ». Malheureusement, mon cerveau ne se rappelle pas lui-même lorsque je suis dans le magasin que je dois racheter une ampoule. Alors un conseil en or pour les écervelés : faites en sorte que ces ‘loops’ sortent de votre tête en entrent dans votre système de tâches. Ainsi c’est votre système qui vous rappellera de faire la chose au bon moment.

CONSEIL 4: Optimalisez au maximum votre emploi du temps

Dans mon métier de consultante, je suis souvent dans la voiture et cela pourrait être vu comme du temps perdu. Mais comme je répartis bien mes tâches, je fais en sorte d’utiliser mon temps de la manière la plus optimale qui soit. Et quand je suis en voiture, je passe ces appels qui se trouvaient sur ma liste ou je planifie une réunion hebdomadaire interne. Si j’ai encore 10 minutes avant une réunion, je fais encore une petite tâche comme remplir ma note de frais ou mes timesheets de la veille. Ce qu’ il y a de génial dans ce système, c’est que je suis capable de déterminer quelle tâche je peux exécuter en fonction du contexte dans lequel je me trouve.

CONSEIL 5: Faites comme Möbius : côte-à-côte

Le dernier conseil pour moi est le plus important. Pour changer du tout au tout votre façon de fonctionner, il faut non seulement du ‘cran’ mais aussi beaucoup ‘d’efforts’. Gert et moi nous sommes coachés pendant 3 mois en prenant le temps de nous rencontrer une demi-heure par semaine : que voulons-nous atteindre, qu’avons-nous déjà réalisé, qu’allons-nous faire la semaine qui vient, …En partant d’un point à améliorer nous nous sommes stimulés l’un l’autre pour devenir chaque jour un peu plus efficaces. Et c’est ce qui pour moi a fait la différence. Grâce à cela je me trouve maintenant au point où je voulais être : je ne suis pas seulement plus efficace, mais je me sens aussi plus sereine et contrôle mieux mes activités.

Vous êtes en quête d’inspiration ou vous avez envie d’en savoir plus sur comment mieux organiser votre travail? Ou peut-être avez-vous d’autres conseils à me donner ? Je serais heureuse de les entendre.

Merci d'avoir lu

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Lotte Van Meirvenne