Élaboration d’une vision pour le département Prévention

Möbius a accompagné le département Prévention dans l'élaboration d’une vision bénéficiant d’un large soutien, à partir de laquelle on pourra répondre aux défis actuels et futurs résultant du contexte en profonde mutation dans lequel le département est actif, et de l'autre part des progrès scientifiques et technologiques (à partir de la vision, de la mission et des valeurs de l'Agence flamande Soins et Santé).
Eline Maes

Le département Prévention de l’Agence flamande Soins et Santé compte quelque 75 collaborateurs, dont du personnel de soutien administratif et trois équipes:

  • L’équipe Prévention générale favorise une politique (préparation et mise en œuvre) de promotion générale de la santé et de prévention des maladies (principalement) non transmissibles (chroniques);
  • L’équipe Lutte contre les maladies infectieuses et Vaccination favorise la politique de vaccination, la distribution des vaccins et la promotion de la vaccination en Flandre, ainsi que la déclaration obligatoire des maladies infectieuses, afin de prévenir leur propagation;
  • L’équipe Soins de santé environnementale promeut la santé publique et la protège contre les effets nocifs de l’environnement et des facteurs environnementaux.

Le département est actif dans un paysage de soins et une société en mutation. Alors que les possibilités scientifiques et technologiques se multiplient, le budget reste limité. En outre, le département doit également relever des défis dans les matières qui sont les siennes. Ainsi, après les progrès de santé accomplis au 20e siècle, principalement grâce à la prévention des infections, l’attention se tourne désormais vers les maladies chroniques non transmissibles. Il est de plus en plus évident que la santé publique n’est pas seulement une question de soins de santé de haute qualité et accessibles, de nombreux autres domaines politiques ont également un impact sur la santé publique. La collaboration avec d’autres domaines politiques et divers partenaires du secteur de la santé, entre autres secteurs, est donc nécessaire pour une politique de santé préventive efficace.

Dans ce contexte, Möbius a accompagné le département Prévention dans l’élaboration d’une vision bénéficiant d’un large soutien, à partir de laquelle on pourra répondre aux défis actuels et futurs résultant du contexte en profonde mutation dans lequel le département est actif, et de l’autre part des progrès scientifiques et technologiques (à partir de la vision, de la mission et des valeurs de l’Agence flamande Soins et Santé).

 

La vision devait inclure les éléments suivants:

  • La stratégie d’une future politique de prévention recommandée avec un focus sur 10 ans. Cette stratégie peut ensuite être traduite en recommandations pour le département, afin de soutenir la planification politique pluriannuelle (par la suite, ces recommandations pourront être soumises pour validation au niveau politique, et traduites en déclarations gouvernementales, notes d’orientation et lettres d’orientation);
  • Des recommandations concernant d’éventuels partenaires stratégiques pour l’élaboration et la mise en œuvre de la future politique de prévention validée au niveau politique;
  • Des éléments pour une éventuelle optimisation future de la culture organisationnelle et de la structuredu département, afin de réaliser la vision et la stratégie formulées.

 

APPROCHE

 Le département Prévention a cherché à obtenir, durant le processus d’élaboration de la vision, une forte adhésion aux résultats:

  1. En premier lieu, les collaborateurs du département ont dû être engagés autant que possible dans l’élaboration de la vision et de la stratégie (et puis dans l’élaboration d’une structure et d’un fonctionnement du département adéquats à leur mise en œuvre), au moyen d’un processus participatif – niveau de la ‘co-création’ – dans lequel tous les éléments nécessaires ont fait l’objet d’une réflexion approfondie;
  2. Par ailleurs, l’élaboration de la vision devait, autant que possible, prendre en compte les informations et les attentes des principales parties prenantes (externes).

À cette fin, nous avons proposé l’approche suivante:

 

Nous avons commencé par une courte analyse documentaire. Nous avons également mené des discussions / consultations auprès de divers groupes de parties prenantes, des collaborateurs internes ainsi que d’autres parties prenantes externes telles que le département Environnement, le département Enseignement, l’Association des villes et communes flamandes, mais aussi des mutualités et des experts universitaires, afin de connaître leurs attentes et de déterminer la meilleure manière de collaborer avec d’autres domaines politiques. Cette approche est capitale dans le contexte de la poursuite de l’objectif ‘Health in All Policies’.

Tout au long du processus, nous avons en outre organisé de nombreuses sessions de travail avec les collaborateurs, sous la forme de sessions par équipe et de sessions générales, auxquels participaient les délégations des différentes équipes, sans oublier un ‘World café’ pour tous les collaborateurs. Une fois définis la vision et les objectifs stratégiques, un événement a été organisé pour marquer le lancement de la stratégie dans l’ensemble du département. Les collaborateurs ont été initiés, entre autres, à la manière de présenter une histoire et invités à réfléchir aux histoires de réussite qui soutiennent les objectifs stratégiques, puis à les partager avec tous les collègues.

Afin d’informer et d’engager les collaborateurs du département tout au long du processus, nous avons utilisé la plateforme d’interaction et de communication Howspace, où des documents ont été partagés, des discussions organisées afin de demander des feed-back, des sondages réalisés pour définir les priorités et mesurer l’adhésion, etc.

De plus, des vidéos créées spécifiquement pour ce programme ont été partagées:

Durant le programme, nous avons utilisé, là où c’était possible, des vidéos, des images, de la musique, etc., afin de rendre la matière suffisamment attrayante et vivante. Nous avons ponctué le programme de divers moments d’inspiration (ainsi, des connaissances ont également été transmises aux collaborateurs), par exemple:

 

RÉSULTAT

Outre une vision et des objectifs stratégiques, le programme a également fourni un aperçu des partenaires stratégiques et une évaluation / orientation concernant la collaboration actuelle et future.

En outre, en concertation étroite avec les collaborateurs du département, nous avons travaillé sur les fondements d’une nouvelle structure et d’un nouveau fonctionnement du département, afin de ‘fluidifier’ progressivement ce dernier et d’utiliser davantage les principes d’autogestion pour pouvoir ainsi réagir avec souplesse à la multitude de thématiques complexes et aux changements affectant le contexte dans lequel le département est actif. Ensemble, nous avons défini une nouvelle structure et un certain nombre de principes de fonctionnement importants pour le département.

Le programme a fourni au département une vision, des objectifs stratégiques et des principes de fonctionnement bénéficiant d’une large adhésion dans le département, comme en témoigne un sondage que nous avons organisé sur la plateforme Howspace sur le soutien des collaborateurs à l’égard de la vision et des objectifs formulés, ainsi que des principes de fonctionnement établis:

Eline et Kim ont été nos guides tout au long de notre  "Expédition Prévention". C'est un voyage qui nous a menés par monts et par vaux, le long de coins et recoins surprenants et de magnifiques paysages. Parfois rapidement et parfois lentement, nous nous sommes rapprochés de notre destination. L'expérience, l'ingéniosité et le soin de nos deux guides ont permis de ne laisser personne sur le bord du chemin. Un splendide parcours participatif qui a abouti au résultat escompté : une vision fortement soutenue avec les objectifs stratégiques qui l'accompagnent et un modèle pour une nouvelle structure organisationnelle de support.

Iris De Schutter – Directrice département Prevention
Agence flamande Soins et Santé

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