Santé
Excellence d’entreprise

La simplification du travail..

Pas aussi simple qu’il n’y paraît ?
Thomas Dewulf

C’est une de ces rares soirées chaudes de l’été au cours de laquelle je m’installe dans un siège de jardin après une journée de travail intense. Place à la détente et à la joie de profiter du soleil en soirée. La sensation de vacances prend le dessus et le parfum de la menthe fraîche du jardin me donne l’eau à la bouche. Je décide rapidement de me préparer un mojito.

Même si je prépare régulièrement des mojitos, j’ai tout de même déjà besoin de 10 minutes pour regrouper tous mes ingrédients et ustensiles. Ceux-ci dans leur majorité me servent uniquement à préparer ce cocktail et malgré tout, ils sont répartis un peu partout: le verre dans le salon, le sucre de canne et un couteau dans la cuisine, retour au salon pour le rhum, l’eau gazeuse au sous-sol, le pilon dans l’arrière-cuisine, la paille de nouveau dans le salon, un citron vert dans le réfrigérateur, des cubes de glace dans le congélateur dans l’arrière-cuisine, la menthe dans le jardin,…

Plus d’un quart d’heure plus tard, je déguste enfin mon mojito, et le soleil est déjà moins chaud. Je repense à l’édition précédente du ‘Réseau Lean et Amélioration des processus’. Au programme: une visite au Colruyt Group avec, pour objectif, de se faire une idée de leur approche relative à la ‘simplification du travail’. La simplification des actions mène à une plus grande efficacité et une plus grande satisfaction des collaborateurs. Cela semble un concept simple. Toutefois, ce n’est souvent pas simple à mettre en œuvre: des propositions d’amélioration ne sont pas mises en place, poursuivies ou acceptées. Ou pire encore, des propositions d’amélioration ne sont même pas formulées. Comment est-il possible de surmonter ces obstacles? Une simplification du travail peut-elle être mise en œuvre avec succès?

Cette même approche revient souvent. Il faut tout d’abord prendre le temps et examiner les choses autour de soi en prenant davantage de recul. Observer les pertes et pouvoir en parler entre collègues. Formuler quelques propositions d’amélioration pour les développer pour un service, un département ou une organisation complets. Finalement: espérer que les collaborateurs ne retombent pas dans leurs anciennes habitudes. Et c’est là que le bât blesse. C’est ce que j’ai retenu de la visite au Colruyt Group et, selon moi, c’est très important pour maintenir une culture de simplification du travail:

  • Il faut simplifier le travail avec toutes les personnes qui réalisent ces tâches. Défiez-les, posez des questions critiques et surtout, veillez à ce qu’elles remarquent les pertes et proposent des idées d’amélioration. Elles doivent notamment mettre en œuvre la nouvelle façon de travailler. De cette façon, les propositions sont soutenues par les collaborateurs. Elles se répandront plus rapidement dans l’ensemble de l’organisation. Imposer des propositions d’amélioration depuis la hiérarchie marche rarement.
  • ‘What’s in it for me’. Accent sur les bénéfices et avantages possibles pour les collaborateurs. Laissez-les se mettre à la recherche d’améliorations déjà mises en œuvre individuellement par le passé. Les collaborateurs peuvent ainsi voir à l’aide d’exemples quelle influence positive la simplification du travail comporte. Concrétisez en outre le gain potentiel du collaborateur lors de chaque proposition d’amélioration.
  • Les dirigeants jouent un rôle crucial. Les dirigeants doivent adopter un rôle de soutien et stimuler les collaborateurs dans la génération d’idées d’amélioration. Essayez de ne pas rejeter d’idées et expliquez pourquoi certaines idées peuvent ou non être mises en œuvre. Montrez par ailleurs l’exemple dans l’environnement de travail propre, la simplification du travail est nécessaire dans chaque couche de l’organisation.
  • Pensez aux petites améliorations. Concentrez-vous tout d’abord sur les problèmes qui se trouvent à la portée des collaborateurs. Les problèmes qu’ils peuvent tenter de résoudre et qui peuvent leur causer du tort. Des problèmes pour lesquels ils pourraient mettre en œuvre rapidement des améliorations qui portent rapidement leurs fruits.
  • Mesurer, c’est savoir. Utilisez si possible les données disponibles et mesurez les indicateurs importants. Une mesure avant et après l’amélioration et la comparaison entre les deux peuvent être révélatrices.

La Gemba Walk durant la visite au Colruyt Group, au cours de laquelle nous avons pu jeter un œil sur le lieu de travail, a montré que l’approche appliquée porte ses fruits. La simplification du travail est d’ores et déjà présente dans chaque fibre de l’organisation!

Et les ingrédients et les ustensiles pour mes mojitos? Aujourd’hui, je les conserve tous au même endroit. Après ma journée de travail, je peux donc profiter de 10 minutes supplémentaires de soleil le soir!

Concernant le Réseau Lean et Amélioration des processus

Le « Réseau Lean et Amélioration des processus » a été initié par Möbius, L’Hôpital Universitaire d’Anvers, AZ Sint-Lucas Gand, les hôpitaux GZA et l’hôpital Jessa. Chaque semestre, les organisations des soins de santé sont réunies pour discuter de lean et l’amélioration des processus dans le secteur de la santé. L’accent est mis sur le partage des connaissances entre organisations en présentant divers cas liés à une éventuelle visite sur le terrain ou d’une organisation de premier plan à l’extérieur du secteur de la santé.

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Thomas Dewulf