Optimisation du fonctionnement des équipes projets et opérationnelles

FARYS fournit des services dans le domaine public pour les villes et les communes. FARYS regroupe sous sa coupole les activités des partenariats intercommunaux de TMVW et TMVS et les activités de CREAT CV. TMVW est responsable des activités suivantes : distribution et transport d'eau potable, épuration et gestion des installations sportives. TMVW est responsable de l'exploitation, de l'entretien et des investissements nécessaires à l'approvisionnement en eau potable. L'évacuation des eaux usées est organisée dans le cadre de l'épuration. Afin de servir tous les participants (villes et communes) et leurs habitants de manière harmonieuse, TMVW a divisé la zone d'exploitation et les services associés en quatre zones d'exploitation (Gand, Renaix, Bruges et Asse), qui font partie du département Services du domaine. Bien que des activités similaires soient menées dans les quatre zones, chaque zone a s’est en partie organisée à sa manière.
Jonathan Aelterman

Moment stratégique

En 2019, TMVW a fait appel à une organisation externe et indépendante pour réaliser un audit de l’efficacité opérationnelle des services du domaine. Au départ, l’étude était limitée à la zone Asse (y compris l’antenne associée à Zaventem). Par la suite, les résultats obtenus dans le cadre du projet ont été testés dans les autres zones dans le but de formuler une proposition intégrée pour optimiser le fonctionnement dans les différentes zones.

Approche

Afin d’obtenir une meilleure image du fonctionnement actuel des zones, Möbius a commencé le projet par des entretiens structurés et des ‘promenades processus’ avec les employés à tous les niveaux de l’organisation. Par la suite, des analyses approfondies ont été effectuées sur la base des données disponibles afin de vérifier objectivement toutes les informations obtenues à partir des entretiens et des observations et d’identifier les propositions d’amélioration.

Après avoir dressé une liste détaillée de toutes les propositions prioritaires, Möbius a formulé un certain nombre de perspectives d’amélioration importantes concernant le fonctionnement des zones. Celles-ci ont été développées en détail avec les principales parties prenantes afin de parvenir à un plan d’action soutenu.

Après la phase d’étude réussie, la phase de mise en œuvre est également supervisée par Möbius. La mise en œuvre est divisée en plusieurs lots de travail, chacun ayant son propre moteur interne. Les personnes chargées de tirer leur projet se réunissent régulièrement au sein de l’équipe du programme, où les différents lots de travail sont suivis et mis en œuvre progressivement.

Résultats

Möbius a établi une liste de plus de 50 points à améliorer pour optimiser le fonctionnement dans les différentes zones. À partir de cette liste, les propositions ayant le plus grand impact sur l’efficacité interne et la satisfaction des clients et des employés ont été élaborées plus avant. Elles seront mises en œuvre avec le soutien de Möbius, elles comprennent, entre autres, les éléments suivants :

  • Une planification efficace grâce à un système de planification de pointe et à la rationalisation du processus.
  • Une optimisation de la structure organisationnelle en mettant l’accent sur une communication, une coopération et une prise de décision efficaces.
  • L’organisation pratique des missions.
  • La localisation géographique des bureaux et des entrepôts de la zone, la répartition des zones d’opération et la répartition des partenaires sur la zone d’opération.
  • La possibilité de partir de chez soi et l’impact sur la logistique et la culture.
  • Le développement des compétences managériales et le travail autonome.

Nous souhaitons optimiser le fonctionnement des services techniques opérationnels de TMVW. Pour cela, nous travaillons avec Möbius. Dans cet exercice collaboratif, ils se sont révélés être un partenaire fiable, analytique et d'un grand soutien, qui tient compte des objectifs de notre entreprise. L'empathie et la formulation rapide des opportunités nous aident dans les décisions qui doivent être prises.

Marleen Porto-Carrero
Directeur général Farys

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