Society: adaptations imposées par le Covid-19

COVID-19 est, depuis son apparition, générateur d'incertitude et exige de chacun d'entre nous une flexibilité sans précédent. La crise sanitaire et économique qui sévit actuellement exige une conduite courageuse, tant dans notre vie privée que professionnelle. Avec la fermeture temporaire de plusieurs entreprises et organismes gouvernementaux, le rythme de travail a considérablement changé. Les mesures de sécurité mises en place nous obligent à revoir les méthodes de travail déployées dans les projets en cours afin de continuer à garantir (la qualité de) nos services. Les possibilités technologiques existantes et la volonté de parvenir à des résultats nous ont permis, avec divers partenaires, de faire de cette crise une opportunité d’essayer et d’adopter de nouvelles méthodes de travail.
Wannes Beets

Depuis l’été dernier, notre collaboration avec une administration flamande est régie par un schéma de séances de travail physiques combinées à des entretiens individuels et de groupe. L’apparition soudaine du tristement célèbre virus nous a obligés à réinventer nos modes de collaboration. Les séances de travail ont finalement pu continuer grâce à un outil numérique. Chaque employé invité pouvait participer depuis son domicile dans un environnement sûr. En raison de la préparation minutieuse de chaque session de travail, les tâches individuelles ont été alternées avec des moments de mise en forme collective comme si nous étions dans la même pièce. La feuille de travail ci-dessous illustre cette séance: 

 

En collaboration avec la ville de Saint-Nicolas, nous avons démarré début mars l’élaboration d’un plan de transport urbain durable. L’épidémie de COVID-19 et les mesures qui en ont découlé ont eu un impact considérable sur l’approche que nous avions proposée. Des réunions sur place, des promenades processus et autres entretiens individuels ont été mis en péril du jour au lendemain. Après consultation rapide avec les responsables du projet, il a été décidé de maintenir le calendrier et de passer à des alternatives numériques. Nous avons donc dû adapter notre plan d’approche dans lequel les réunions de projet et les entretiens se sont finalement déroulés de manière numérique. Grâce au remaniement flexible du plan de projet de départ, le calendrier initial a pu être maintenu.  

Veerle Weyers, chef de projet interne:

“La rapidité avec laquelle Möbius a proposé des solutions numériques et la flexibilité de chacun m’ont surprise et nous donnent la possibilité de mener à bien ce projet, malgré COVID-19. 

 

Depuis fin 2019, Möbius accompagne la toute nouvelle cellule Autorité Organisatrice du Transport (AOT) du SPW Mobilité. L’objectif de notre mission est de formaliser les processus de cette nouvelle cellule afin d’asseoir son positionnement et lui permettre de se développer de manière maitrisée. Avant l’apparition du coronavirus, nous avions déjà terminé la cartographie des processus internes à la cellule et conjoints avec d’autres entités. Au mois de mars, nous allions entamer la modélisation de 6 processus prioritaires directement en TO BE. Pour cette étape de modélisation, nous avions prévu d’organiser 6 ateliers de modélisation avec chaque fois environ 8 à 15 participants issus de parties prenantes diverses et 6 ateliers de validation. En raison de l’absence d’un processus AS IS, nous avions pour objectif de faire la place belle à la créativité tout en recourant à la méthode du Brown paper.

Et puis, le confinement est passé par là … nous pouvions oublier nos ateliers physiques et nos rouleaux de papier kraft! Du côté du SPW, ce fut également un grand chamboulement, les participants au projet ayant été réquisitionnés pour gérer les urgences opérationnelles. Après un léger ‘stop’, c’est finalement le ‘encore’ qui l’a emporté, le projet a pu se poursuivre moyennant une revisite de notre approche. Il nous a d’abord fallu nous former à l’utilisation de nouveaux outils et nous inspirer des succès déjà engrangés par certains de nos collègues avant de proposer au SPW une solution sur mesure qui réponde, tout en restant confinés, aux besoins d’espace de créativité et de brainstorming. C’est ainsi que nous avons finalement proposé l’utilisation d’un outil de collaboration en ligne sur tableau blanc (Miro), après nous être assurés que le client était ouvert à l’alternative numérique et qu’il avait accès à cet outil (firewall). Ces incertitudes levées, nous pouvions passer à la préparation de notre premier atelier digital. Les objectifs ne changent pas, mais la manière d’y arriver est nouvelle. Une préparation dans les moindres détails, qui ne laisse que très peu de place à l’improvisation est essentielle. Il convient de limiter le nombre de participants aux personnes essentielles pour atteindre l’objectif afin de garantir un espace de parole pour chacun (dans l’idéal 8 à 10 participants maximum). Pour une réunion efficace et efficiente, il faudra également s’assurer que tous les participants maitrisent l’outil avant le démarrage de la réunion. Deux possibilités s’offrent à vous : si les participants sont généralement à l’aise avec le digital, prévoyez alors 10 minutes avant de passer à l’objet de la réunion pour faire le tour de l’outil et laisser les participants expérimenter. Dans le cas contraire, il vaudra mieux prévoir un appel de 30 minutes environ la veille du workshop pour permettre à tout le monde de se familiariser, chacun quittant le call dès qu’il se sent à l’aise avec l’outil. De manière générale, il est souhaitable de faire un test un jour avant l’atelier numérique avec un membre de l’organisation pour s’assurer que tout fonctionne comme il faut. N’oubliez pas non plus que les ‘pauses café’ ne peuvent pas être numérisées … pensez donc à prévoir des pauses comme dans une réunion physique! 

Nos premiers ateliers digitauxsont maintenant derrière nous … En 3h30 heures de temps, nous sommes capables de modéliser un processus et tous les sous-processus affiliés en collaboration avec les participants. Après la session, nous rédigeons une synthèse de la session afin de pointer les bonnes pratiques ainsi que celles à éviter pour ce processus.  Le SPW est convaincu. Nous avons déjà réalisé 8 ateliers de ce type et nous continuerons les4 derniers ateliers de la même façon! 

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