Secteur public
Capital humain et Organisation

Un déménagement, un moment stratégique unique

Bram Gekiere

J’ai récemment eu l’occasion de visiter l’un des plus importants corps de police du pays avec une délégation de chargés de projet. Le but de la visite était d’aller étudier le bâtiment de police récemment construit. Après l’accueil chaleureux du chef de corps, celui-ci nous a emmené à travers tout le complexe pour une visite guidée détaillée.
Nous avons été captivés.
Et non capturés, bien entendu…
Nous avons été captivés par sa démonstration de la valeur architecturale du bâtiment, les subsides européens, la sobriété de la consommation énergétique, etc.

Alors que nous attendions notre voiture dans le parking souterrain après la visite, nous avons encore conversé avec un inspecteur du service d’intervention. Nous lui avons demandé comment lui et ses collègues trouvaient le nouveau site. Ce qui a suivi nous a abasourdis…

Il s’est lancé dans un monologue de 25 minutes sur ce qui était négatif. Petit florilège :

“Quand j’arrive, je dois monter un étage depuis le parking, et marcher longtemps pour aller revêtir mon uniforme dans l’une des ailes du bâtiment. Après, je dois aller dans une tout autre aile du bâtiment pour mon arme de service. Après, je dois de nouveau aller de l’autre côté pour ma matraque et mon gaz poivré. Et puis, je dois monter 2 étages pour le briefing.”

“Le réfectoire n’est pas utilisé parce qu’il est trop loin de tout et n’est pratiquement pas équipé.”

“On ne nous a demandé notre avis à aucun moment, nous n’avons jamais pu indiquer quels étaient nos besoins.”

Et ainsi de suite. De plus, cet homme semblait déborder de bonnes idées qu’il ne pouvait partager nul part.

En tant que chef de projet chez Möbius, j’ai accompagné ces dernières années plusieurs organisations (et institutions publiques) et leurs collaborateurs dans le cadre d’un déménagement. Souvent, cet accompagnement va de la première analyse et de l’élaboration de la vision autour de la construction ou transformation jusqu’à la préparation pratique du déménagement, en passant par l’élaboration des besoins. Un tel déménagement est toujours une chance stratégique pour une organisation. L’anecdote qui précède démontre bien ce qui risque de se passer si vous ne saisissez pas suffisamment cette occasion. C’est pourquoi, durant l’élaboration d’un tel projet de changement, je pars toujours de grands principes de base que je vais partager avec plaisir avec vous.

1. Partir du fonctionnement

Vous avez tout intérêt à commencer par identifier, avec les collaborateurs, le fonctionnement actuel. Pour ce faire, vous pouvez organiser des entretiens au sein de chaque service. Abordez les processus actuels, les collaborateurs qui sont impliqués, les espaces actuellement utilisés, les trajets, les points forts et les points d’attention, la vision d’avenir, etc.

Effectuez aussi en même temps des examens de processus. Il s’agit d’aller effectivement sur le terrain pour voir comment tout fonctionne. Ainsi, nous allons par exemple visiter les espaces de bureaux, les espaces logistiques, les zones spécifiques, comme le complexe de cellules et les salles d’interrogatoire, etc.

Un peu plus loin dans le projet, vous pourrez définir avec les collaborateurs impliqués le fonctionnement futur. L’idéal est d’étudier les situations d’un point de vue fonctionnel : quelles étapes du processus s’enchaînent directement, quels sont les espaces nécessaires pour cela, quelle est la relation de ces espaces entre eux, comment faire en sorte que les distances soient les plus courtes possibles, etc.

2. Allez chercher de l’inspiration

Une visite de référence d’une organisation qui a déjà vécu un parcours de construction ou de transformation similaire est toujours une source d’inspiration. N’hésitez pas à effectuer une ou plusieurs visites de ce type avec un groupe de collègues. Vous y trouverez certainement de l’inspiration. Ces visites seront riches en enseignements glanés en peu de temps et vous en tirerez plein de bonnes idées. De plus, vous pourrez apprendre gratuitement des erreurs de vos hôtes qui se feront un plaisir de partager ces informations avec vous. Et qui plus est, cela vous fera une journée de détente, hors des bureaux ; ce qui permet de stimuler l’esprit d’équipe parmi les chargés de projet. Croyez-moi, au bout de journées comme celles-là, tous les collaborateurs impliqués sont plein d’enthousiasme pour mener leur projet à bien. Ce n’est pas encore une garantie de succès, mais c’est certainement le meilleur départ possible.

3. Embrassez le changement

Un déménagement est une chance stratégique unique. C’est donc aussi un levier de changement exceptionnel. Profitez-en pour mettre en œuvre des optimisations. Commencez par définir le style de travail des collaborateurs. Sur cette base, déterminez le profil d’utilisateur de vos collaborateurs. Et de là, le type de poste de travail le plus approprié pour chaque profil. Considérez les concepts innovants du NWoW, les bureaux bien rangés, le partage des postes de travail, les zones de concentration, les bureaux partagés pour les responsables hiérarchiques, les espaces de conversation informels, les espaces de brainstorms créatifs, les postes de travail numériques, etc. Exploitez donc ce moment pour élaborer une série d’optimisations auxquelles vous pensiez peut-être déjà depuis un certain temps.

Les avantages parlent d’eux-mêmes. Un agencement léger avec des trajets fonctionnels renforce votre service au citoyen. Un concept de bureaux bien réfléchi donne aussi au final un usage durable et efficace des espaces (souvent chers). Un poste de travail dynamique crée de surcroît un environnement qui stimule la création et la créativité des collaborateurs, ce qui a un impact positif sur le bien-être au travail et contribue à une image positive par rapport à l’employeur.

4. Impliquez les collaborateurs

Veillez, dès le début, à prévoir un parcours participatif avec beaucoup d’appropriation. Ce sont les responsables hiérarchiques et les collaborateurs eux-mêmes qui sont les mieux placés pour évaluer les besoins de la pratique quotidienne. Et plus important encore : ce sont eux qui après l’inauguration utiliseront chaque jour ce nouvel environnement de travail. Impliquez donc un maximum de collaborateurs dès la phase d’analyse. Veillez à communiquer régulièrement, même sur des sujets mineurs. Lancez un concours pour un nom de projet et/ou de bâtiment. Lancez un appel à tous et demandez qui a envie de participer au projet. Formez des groupes de projet, laissez les gens dire eux-mêmes ce qu’ils font, utilisez des techniques de réunion créatives, comme le Worldcafé. Et célébrez aussi les petits succès en cours de route !

Un déménagement fait bouger les gens, au sens propre comme au sens figuré. Si vous gardez en mémoire les bonnes pratiques ci-dessus, vous en recueillerez certainement les fruits dans votre nouveau bâtiment !

Tous nos vœux de succès !

Merci d'avoir lu

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Bram Gekiere

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