Accompagnement dans la transition lors de la préparation et de l’opérationnalisation d’un plan stratégique de soins

Le Centre orthopédagogique (CO) De Beweging aide les adultes handicapés dans leur habitation, à travailler et dans leur temps libre. En tant que prestataire de soins agréé de l’Agence flamande pour les personnes handicapées, le CO De Beweging a acquis une grande expertise dans l’accompagnement des personnes souffrant d’un handicap (neuro)moteur, d’une lésion cérébrale acquise ou d’un trouble du spectre autistique. L’organisation fait partie du groupe Broeders van Liefde et représente les activités pour adultes du Centre multifonctionnel Sint-Gregorius à Gentbrugge.

Peter Willen

Möbius a mis OC De Beweging au défi de regarder dans la direction opposée, de sortir de sa zone de confort et d’apporter de nouvelles perspectives. Ils ont fait la différence en guidant l’OC De Beweging vers sa position unique dans le projet Groot Bewijk. Möbius a consciemment travaillé avec nous en tant que client pour réaliser les objectifs stratégiques de soins et pour obtenir un impact.

Kristof Weytens – CHEF DE PROJET

Défi stratégique

Le CO De Beweging est également confronté à l’introduction du financement lié à la personne depuis 2018. Cette forme de financement devrait conduire à une plus grande autonomie et à une meilleure prise en charge des personnes handicapées. Cependant, cette transition n’est pas sans conséquences pour le prestataire de soins de santé dont la solidité financière dépend des ressources des utilisateurs. Cette transition impose donc des exigences élevées à l’organisation, tant en termes d’agilité qu’en termes d’expérience client.

Un élément crucial dans l’expérience client est une infrastructure contemporaine qui respire la vision de l’institution. C’est pourquoi le CO De Beweging a travaillé sur un plan stratégique de soins (incluant des valeurs) et ce plan stratégique de soins a été converti en plans pour une nouvelle infrastructure. Cela a donné naissance au projet unique Groot Bewijk. En collaboration avec la société de logement social Denderstreek, le CO De Beweging veut donner aux personnes handicapées la possibilité de vivre de manière indépendante, avec une proximité et une garantie de soins et de soutien disponibles 24 heures sur 24. Et tout cela à quelques pas du centre animé du village de Scheldewindeke. Ce mode de vie offre au client une grande liberté de choix quant à la façon dont il veut vivre sa vie.

L’opérationnalisation du plan stratégique de soins est bien sûr plus que l’emménagement dans une nouvelle infrastructure et nécessite donc une perspective différente en matière d’orientation et de soins. Cela nécessite un modèle de soins adapté avec des attentes/comportements différents et des rôles adaptés dans un environnement où l’agilité et la productivité sont des concepts clés.

Notre approche

Afin de se préparer à ce changement organisationnel et culturel, Möbius a été invité à aider le CO De Beweging en tant que conseiller et coach de transition. Notre approche a donc été de soutenir et de renforcer, conformément à la vision du CO De Beweging.

Nous l’avons fait en explorant dans un premier temps. Après tout, en tant que coach de transition, nous sommes convaincus que nous ne pouvons bien gérer une transition que si nous pouvons comprendre et ressentir l’organisation, ses clients, ses employés, … Pour ce faire, nous visitons les lieux de travail, nous observons, nous écoutons, nous posons des questions, … La phase d’exploration nous a permis de comprendre ce qui fait la force du CO De Beweging et dans quels domaines nous pouvons les renforcer.

Dans un deuxième temps, nous avons élaboré un plan de transition. Ce plan de transition fournit des orientations pour les mois et les années à venir et permet également de se concentrer sur les bonnes activités au bon moment. En fin de compte, ce plan de transition fait entrer chaque employé et client de Groot Bewijk dans un modèle de soins adapté, une nouvelle forme de collaboration, une nouvelle culture et une nouvelle infrastructure. Ce plan de transition décrit non seulement ce qui doit être fait, mais aussi comment nous voulons franchir chaque étape. Un plan de transition permet à la coordination du projet de guider l’organisation de manière autonome pendant la transition.

La dernière étape a consisté à apporter un soutien ciblé au CO De Beweging. Le CO De Beweging a pris en charge cette transition, mais au moment opportun, Möbius a soutenu la gestion du projet du CO De Beweging en aide et conseil. Ce soutien a pris diverses formes, comme la fourniture de méthodologies et d’outils. Le CO De Beweging a ainsi effectué une analyse du temps à l’aide du time tracker fourni par Möbius. Le soutien pouvait également être apporté au moyen d’une analyse ciblée ou d’un sondage auprès du chef de projet.

Enfin, Möbius a fourni une expertise spécifique dans le domaine de la transition et de la gestion du changement. Cela a pris la forme de petites choses (les pratiques de réunions, l’importance des chiffres, le travail par projet, la méthode de travail lean, …).