Des webinaires interactifs pour faire évoluer la maturité de l’organisation sur les Nouveaux Modes de Travail

Bruxelles Finances et Budget

Bruxelles Finances et Budget, en tant que l’une des administrations du Service Public Régional de Bruxelles, emploie environ 130 personnes. L’un des objectifs du plan stratégique de communication interne de BFB étant d’insuffler un sentiment d’appartenance à l’organisation, un évènement appelé « les midis de BFB » est organisé en interne deux fois par an, en mars et en septembre, à destination des collaborateurs. BFB a fait appel à l’équipe Möbius à l’horizon début 2021 dans un contexte de télétravail intensif.

Coline Questiaux
Coline Questiaux

L’équipe de Möbius a apporté une véritable plus-value, en terme d’expertise, et d’écoute. La qualité des résultats de cette mission est le fruit d’échanges constructifs et d’une belle collaboration . Leur connaissance des divers environnements professionnels a nourri notre réflexion et nous a permis d’avancer ensemble sur un sujet assez neuf pour notre administration, les NWOW, dans ce contexte inédit de pandémie.

Christine Mirkes, Responsable Communication & Stratégie – Management de la performance & des processus – Gendermainstreaming de Bruxelles Finances et Budget

Défi stratégique

La volonté de BFB était de faire évoluer la maturité de l’organisation en matière de Nouveaux Modes de Travail (NWOW), à travers l’organisation et l’animation de deux « midis de BFB » sous la forme de webinaires interactifs. Plusieurs objectifs ont été fixés :

  • Monitorer la perception des nouveaux modes de travail chez les collaborateurs pour comprendre les axes d’amélioration
  • Accroître la connaissance et l’adoption des nouveaux outils et comportements en partageant les bonnes pratiques
  • Maintenir (ou récréer) du lien entre collègues en offrant des moments d’échange
  • Accroître la motivation en visibilisant les apports positifs de ces nouveaux modes de travail

Approche

L’équipe Möbius a travaillé en co-construction étroite avec la chef de projet interne tout au long du projet afin de répondre au mieux à ces objectifs.

La mission s’est articulée autour des deux évènements sur le thème des nouveaux modes de travail. Le premier webinaire, en mars, s’est concentré sur la thématique du télétravail étendu à tous les jours de la semaine. Le second midi virtuel, en septembre, a été conçu dans le cadre d’une perspective de retour au travail, dans de nouvelles conditions hybrides, distancielles et présentielles.

Enquête

Deux enquêtes, organisées avant chacun des deux webinaires, ont permis de mesurer la maturité de l’organisation face à ces changements. Ces scans de maturité ont mesuré différents axes, comme par exemple : motivation, travail en équipe, communication, connaissance et adoption de nouveaux outils/comportements,… Et le contenu du webinaire a été adapté en fonction des résultats pour répondre aux besoins identifiés grâce au questionnaire.

Chaque webinaire a fait l’objet d’une animation bilingue et dynamique, avec l’aide de modérateurs de l’équipe Möbius et du SPRB. Le programme des webinaires a inclus un résumé des principales conclusions de l’enquête, une présentation inspirante sur les NWOW et des ateliers en sous-groupes. L’équipe Möbius a utilisé plusieurs outils interactifs et techniques de facilitation innovantes pour engager les collaborateurs dans les échanges. L’intention a vraiment été de se montrer à l’écoute des collaborateurs et d’utiliser ces événements de communication interne pour mieux répondre à leurs besoins en matière de NWOW et faire grandir l’organisation.

Résultats

Suite à chaque événement, l’équipe Möbius a établi une synthèse des échanges et a procédé à l’analyse des résultats. Les résultats du premier webinaire ont permis de formuler des recommandations (basées sur l’enquête quantitative et les échanges qualitatifs) afin de nourrir les réflexions sur la manière de collaborer et de travailler à distance au sein de BFB et d’alimenter la rédaction du plan d’actions NWOW 2021-2022 de BFB. Quant au second webinaire, il a permis d’établir une « Charte des Comportements à adopter dans un environnement de travail hybride » co-construite avec les collaborateurs de BFB. À travers ces différents livrables, le trajet aura permis de faire évoluer la maturité de l’organisation en matière de NWOW.