Audit Services de support

Erasmus Hogeschool Brussel

Erasmus hogeschool Brussel souhaitait renforcer la collaboration entre les départements et le groupe en charge des services de support. Möbius les a accompagnés lors d’une analyse approfondie des forces et des faiblesses des différents modèles de collaboration (centralisation, décentralisation, formes hybrides) et des techniques possibles d’atténuation des risques. Cela a permis de mettre en œuvre des techniques de collaboration pour certains processus pilotes et de proposer une nouvelle structure organisationnelle.

Jan Bellaert

L’accompagnement de nos processus par Möbius était très professionnel et bien échafaudé. Les instruments qu’ils ont fournis nous ont été très utiles.

Brecht Ransschaert, Strategic Management Advisor EhB.

Défi stratégique

En tant qu’organisation, l’Erasmus hogeschool Brussel dispose de services de support d’une part au sein des départements autonomes répartis dans tout Bruxelles et d’autre part au sein de son administration centrale. Dans le cadre de l’exercice stratégique SPE, des possibilités d’amélioration ont été définies autour de la collaboration entre les départements et les services centraux, en vue d’une structure organisationnelle flexible et claire. Möbius a été chargée d’un audit du fonctionnement général de ces services.

Approche

Möbius a commencé par une analyse approfondie de la situation actuelle au moyen d’entretiens structurés avec les responsables des services de support, les directeurs de département et les personnes chargées de la mise en œuvre des processus. Cela nous a permis d’élaborer une carte de processus qui a servi d’outil dans les étapes suivantes. D’autre part, les forces et les faiblesses de la structure actuelle ont été consolidées et présentées au comité exécutif.

Procesmap Erasmushogeschool Brussel
Carte de processus

Sur base de toutes ces informations, une journée stratégique a été organisée au cours de laquelle plus de 25 employés et cadres ont réfléchi à la collaboration actuelle et aux moyens de l’améliorer, en utilisant des méthodes de travail interactives. Möbius a expliqué les concepts de (dé)centralisation et les techniques de collaboration possibles et inspirantes telles que les SLA, PDC, RACI et l’autogestion. Les groupes ont ensuite évalué quelques cas concrets sur des dimensions telles que le lieu de travail principal et la gestion hiérarchique.

Voorbeeld van een mogelijke nieuwe organisatiestructuur
Voorbeeld van een mogelijke nieuwe organisatiestructuur

Intéressé ? Téléchargez ICI le diaporama et les templates pour une session d’inspiration (seulement disponible en néerlandais).

Pour quelques processus bien sélectionnés, Möbius a ensuite guidé la mise en œuvre des techniques de collaboration afin d’affiner les éléments en fonction des besoins spécifiques d’EhB. Ces case-tests ont aussi fortement renforcé le soutien aux techniques dès que les employés ont pu constater les avantages de leurs propres yeux.

Résultat

Dans une dernière phase, Möbius a fourni une nouvelle structure organisationnelle qui a défini clairement les rôles et les responsabilités de chacun et un modèle de gouvernance pour rendre la collaboration interne à l’épreuve du temps.