Etude de cas, SCS au niveau des réseaux

Un réseau hospitalier composé de quatre hôpitaux périphériques a exploré les possibilités de collaboration afin de valoriser au mieux le potentiel du réseau. L'une d'entre elles implique une organisation centralisée du Service Central de Stérilisation (SCS) pour tous les hôpitaux. Möbius a eu l'occasion d'évaluer comment le processus de stérilisation des quatre hôpitaux pouvait être organisé au niveau du réseau. Sur la base de scénarios, différentes options ont été envisagées et pesées, tant sur le plan opérationnel, en termes de qualité, que sur le plan financier.
Peter Willen

Approche

Le plan d’approche s’est décliné en 3 phases partant de l'”état actuel”, puis l’exploration de l'”état futur” possible pour finalement tracer la voie vers un futur possible.

Phase 1: comment s’organise la stérilisation dans chacun des hôpitaux?

Le SCS peut être organisé de manière très différente, tant en termes de processus et d’utilisation des ressources (nombre de machines à laver et d’autoclaves, utilisation de DINS, processus de traçage actuels, …) qu’en termes de collaboration avec les clients internes (méthodes de stérilisation spécifiques requises, accords sur les sets urgents à stériliser, stockage et préparation des sets, …). Afin de mieux comprendre chacun des quatre hôpitaux, nous avons cartographié le fonctionnement et les performances actuels de chaque hôpital (et les différences entre eux) et calculé le coût de chacun des SCS.

Le calcul des coûts a été basé sur une collecte de données, déjà disponibles dans chaque hôpital ou recueillies lors de promenades processus.

Nous avons ainsi identifié le coût total par groupe de coûts (personnel, consommation, amortissement, infrastructure, énergie, …) et – en tenant compte des volumes réels – nous avons calculé le coût de stérilisation par set. Cela a permis de comparer le coût par set mais aussi de le comparer avec un benchmark.

En plus du calcul des coûts, nous avons évalué le fonctionnement et la performance actuels de chaque DSC à l’aide d’un outil d’évaluation et de maturité standard dans lequel sept domaines (ressources humaines, infrastructure et équipement, traçabilité, processus opérationnels, organisation et gestion, finances et clients) ont été évalués. Pour chaque domaine, une évaluation et un calibrage appropriés ont été appliqués. Les processus opérationnels ont été évalués au moyen d’une liste d’exigences minimales par processus.  Le score de chacun des axes a été visualisé dans un graphique en toile d’araignée et a permis de révéler les forces et les faiblesses de chaque DSC à partir d’observations objectives.

Ces deux aperçus nous permettent d’obtenir une vue d’ensemble. Un processus de stérilisation à faible coût ne signifie pas nécessairement un processus à haute performance.

Phase 2: Comment organiser la stérilisation de manière plus efficace pour les quatre hôpitaux?

Au cours de cette phase, des scénarios possibles pour une future organisation du Service central de stérilisation (SCS) pour les quatre hôpitaux ont été élaborés, en tenant compte de la capacité nécessaire, des (futures) réglementations imposées par la législation et des niveaux de service nécessaires au niveau de chaque hôpital individuel.

Différents scénarios ont été répertoriés et évalués en fonction de leurs mérites, coûts et bénéfices:

  1. Statu quo : Un scénario dans lequel chaque hôpital conserve son propre service de stérilisation, mais optimise son fonctionnement afin d’évoluer vers un processus uniforme. Cela nécessite, dans certains cas, des investissements en équipements, en infrastructures et en technologies de l’information en fonction du système de suivi et de localisation.
  2. Centralisation (nouveau bâtiment) Plateforme SCS: un scénario dans lequel un nouveau site est mis en place pour abriter la stérilisation des quatre hôpitaux.
  3. Centralisation (nouveau bâtiment) Plateforme SCS + présence décentralisée dans chaque hôpital: un scénario dans lequel la majorité est stérilisée de façon centralisée, mais où il est encore possible de stériliser de façon décentralisée en cas d’urgence.
  4. Plateforme centrale hébergée dans l’un des hôpitaux existants: un scénario dans lequel on suppose à nouveau un site central dans lequel la stérilisation peut être effectuée pour les quatre hôpitaux.
  5. Plateforme centrale dans un hôpital + présence décentralisée dans chaque hôpital: un scénario dans lequel le même mode de pensée s’applique que dans le troisième scénario, à la seule différence que le site central ne sera pas installé ailleurs, mais sera logé dans l’un des hôpitaux.
  6. Outsourcing: un scénario final dans lequel il est décidé qu’aucun des hôpitaux, qu’ils soient ou non organisés eux-mêmes ou centralement, n’est responsable du processus de stérilisation. Ce processus est alors sous-traité à une partie externe.

Afin de pouvoir déterminer quel scénario peut fournir les performances les plus optimales pour les quatre hôpitaux, nous avons d’une part dressé une liste de tous les avantages et inconvénients (par exemple, qualité, sécurité, flexibilité, personnel, etc.) pour chaque scénario et d’autre part réalisé un exercice coûts-bénéfices – en tenant compte des investissements supplémentaires, des investissements en personnel et en gestion, en informatique, des sets supplémentaires pour garantir les niveaux de service, …).

Phase 3: Comment mettre en œuvre la manière la plus efficace?

Le choix d’un scénario est également déterminé par la manière dont il est mis en œuvre (et le coût de transition associé).  Après avoir sélectionné un nombre limité de scénarios, une mise en œuvre progressive – comprenant un calendrier et un coût de transition – a été élaborée sous la forme d’un plan de mise en œuvre.  Une proposition pour une structure de gouvernance future faisait également partie de ce plan de mise en œuvre.

Ces propositions ont ensuite été présentées via les structures de gouvernance appropriées des différents hôpitaux.

 

Résultats

Sur la base de toutes les propositions, un scénario privilégié a finalement été choisi, qui peut être déployé par étapes. En fonction de l’analyse de rentabilité et du plan de mise en œuvre de ce scénario, le réseau est en mesure de prendre des mesures en vue d’une synergie au niveau

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