Soutien administratif pour la mise en place d’une structure intermédiaire

Les structures intermédiaires ont été mis en place pendant la crise de la Corona pour fournir une capacité de lits supplémentaire au cas où les hôpitaux locaux se heurteraient à leurs limites. La ville de Vilvorde a réalisé ce projet spontané colossal pour sa région avec son propre personnel, et ce en coopération avec, entre autres, la Croix Jaune et Blanche, l’association de médecins de famille Harno, les communes environnantes et un grand nombre de bénévoles. En un mois, une ancienne aile de l’hôpital a été transformée en un établissement où des dizaines de patients positifs au COVID ont pu reprendre des forces.

Ayko Rappé

“Ce n’était pas toujours facile, mais cela a été une expérience incroyablement positive pour moi de travailler avec différentes disciplines. Je le referais immédiatement.”

CARINE VREBOS – RESPONSABLE Croix Jaune et blanche Brabant Flamand

Défi stratégique

Tout dans ce projet était exceptionnel. Au lancement du projet, il n’y avait aucune clarté quant à l’étendue géographique, au type de patients, au budget, aux outils, aux procédures ou aux responsabilités. Seules deux choses étaient claires. En raison de la situation dramatique dans le nord de l’Italie, le risque de devoir installer en urgence une tel structure apparaissait clairement. D’autre part, la détermination du groupe improbable qui avait été réuni autour de la table pour y parvenir le plus rapidement possible n’était pas à prouver.

Les services de la ville ont soudainement dû créer un “service hospitalier léger” en collaboration avec des organisations et des bénévoles ayant une expertise appropriée. Non seulement cela dépassait largement leur zone de confort, mais en plus, les dispositions ont été adaptées par le gouvernement flamand jusqu’à la semaine dernière. L’absence de précédents a conduit à des ajustements continus des attentes, des procédures et des délais.

Le caractère transitoire et la rapidité inhérents à ce projet ont fixé les meilleures pratiques en matière de gestion du changement. Des outils complets de grande envergure n’auraient pas pu être mis en œuvre dans les délais prévus. Dans ce sprint longue distance, un noyau dur a donné le meilleur de lui-même pour fournir une structure intermédiaire qui fonctionne en toute sécurité.

Notre approche

Möbius travaillait pour la ville de Vilvorde depuis plusieurs années sur un projet de structure organisationnelle et de prestation de services. Lorsque la crise a marqué, de manière compréhensible, une pause dans le projet, nous avons remarqué que les services de la ville allaient jouer un rôle de pionnier dans la mise en place de la structure intermédiaire. Nous avons proposé, sans aucune obligation, de soutenir la partie administrative, d’une part en raison de notre expertise hospitalière mais surtout en raison de la confiance que nous avions établie. Le groupe de travail que nous avons soutenu a couvert la planification, les procédures, les descriptions de poste, les finances, les logiciels, … Notre offre a été chaleureusement accueillie compte tenu de l’urgence et de la complexité de la question.

Il est vite apparu que les logiciels tout-en-un existants étaient difficiles à utiliser. C’est pourquoi nous avons rapidement développé des applications Excel intelligentes à partir d’outils existants provenant d’autres projets, que les membres du groupe de travail pouvaient utiliser à la place du stylo et du papier. Cela a permis de garantir un degré minimum d’automatisation et de contrôle de qualité pour un outil de planification, un modèle financier, un enregistrement du temps et un système de gestion des stocks. D’autre part, le groupe de travail a également élaboré une feuille de route détaillée afin de décrire clairement les tâches des différents rôles temporairement mis en place. Compte tenu des risques pour la sécurité, cette mesure a été très bien pensée.

L’approche était unique car rien n’avait été planifié mais les résultats ont été obtenus relativement rapidement grâce à des itérations rapides entre des personnes engagées dans diverses disciplines. Ce projet inattendu a touché chaque élément de notre vision : des résultats exceptionnels avec des personnes exceptionnelles, la construction de ponts avec des partenaires, l’impact social et le rôle de pionnier. Nous sommes sincèrement fiers d’avoir participé à cet exploit humain.