Simuleer uw personeelsbehoefte met de ‘split shift’ webapp

Personeel doeltreffend inzetten, het is geen sinecure. U dient continu de balans te houden tussen de verwachting van de klant, het efficiënt inzetten van personeel en de beschikbaarheid van uw medewerkers. Heel wat factoren spelen dus een rol, veranderingen volgen zichzelf in een sneltempo op en de komst van het COVID-19 virus doet hier nog een schepje bovenop.

Het is dan ook bijzonder complex om deze optimalisatie-puzzel volledig manueel te gaan leggen. Om u hierbij te ondersteunen hebben we de ‘split shift’ webapp gebouwd waarmee u op een onderbouwde wijze uw personeelsbehoefte kan simuleren met een zo groot mogelijk rendement. De webapp maakt gebruik van lineair programmeren om verschillende shifts op een zo efficiënt mogelijke manier te combineren.

Peter Debaere

Deze blog illustreert een praktisch voorbeeld van het gebruik van de webapp om uw optimale personeelsbehoefte te simuleren.

Nieuwsgierig? Vul het formulier in en simuleer zelf via de gratis webapp.

Even wat context: wat is er zo moeilijk aan het vinden van die optimale balans?

Eén van de zaken die het optimaliseren van uw personeelsplanning zo uitdagend maakt, is het feit dat de vraag van de klant in vele gevallen sterke pieken en dalen vertoont. Sommige momenten doorheen de dag of de week zal het bijzonder rustig zijn. Een uur later is het dan weer alle hens aan dek. Deze pieken en dalen in de klantenvraag zorgen voor onzekerheid en onnodige kosten. Van piekmomenten wordt niemand gelukkig. Klanten moeten in een lange wachtrij staan en het personeel heeft stress om alles tijdig verwerkt te krijgen. De organisatie moet op zoek naar voldoende capaciteit om het werk te verrichten zoals bijvoorbeeld voldoende werkplekken en -materiaal voor alle medewerkers. Tijdens daluren hebben sommige werknemers niks om handen en daalt het rendement van uw personeelsplanning zienderogen.

Laten we dit even illustreren aan de hand van een voorbeeld.

Een elektronica retailer ontvangt 1000 klanten per dag. De winkel is open van 9u tot 17u. Er wordt niet op afspraak gewerkt en medewerkers hebben gemiddeld 10 minuten nodig om een klant in de winkel te helpen. De meeste klanten klanten komen rond 14u30 langs. Alle werknemers werken in full-time dienstverband.

De grafiek toont de personeelsbehoefte per 30 min die nodig is om de klantenvraag doorheen de dag op te vangen.  Om de piek van 14u30 af te handelen zijn er 49 medewerkers in de winkel nodig. De rest van de dag kan de klantvraag in principe opgevangen worden met een 20-tal werknemers.

Met andere woorden om aan de klantvraag te voldoen dient het bedrijf minimaal 167 uren per dag personeel in te plannen. Rekening houdend met een full-time dienstverband, brengt dit het totaal aantal ingeplande personeelsuren op 392 uren per dag. Het rendement van de huidige personeelsplanning ligt zo op 43%.

Conclusie: de hoge piek in de klantvraag zorgt in de huidige situatie dus voor een laag rendement van de personeelsplanning.

Hoe kan u uw rendement verhogen?

1. Flatten the curve: ontvang klanten op afspraak of digitaal

Net zoals bij het bestrijden van het Covid-19 virus, is het aangewezen om de curve af te vlakken. In onze situatie hebben we het dan echter over het afvlakken van de pieken in de klantenvraag. Door de klantenvraag beter te spreiden doorheen de tijd, wordt het steeds eenvoudiger om deze op een efficiënte manier te vervullen binnen uw bestaande personeelscapaciteit. Probeer klantafspraken in te plannen rond het piekmoment. Het personeel dat aanwezig is om de piek op te vangen kan gedurende de daluren voor en na het piekmoment de klanten op afspraak afhandelen. Denk daarbij ook of het mogelijk is om klanten digitaal verder te helpen. Een digitale dienstverlening neemt immers minder tijd in beslag dan een fysieke afpraak.

Hetzelfde voorbeeld van de elektronica retailer, maar 25% van de klanten komt op afspraak en 15% van de klanten worden digitaal bediend (gemiddeld 5 min per digitaal bezoek). 

Door rond het piekmoment ook op afspraak en digitaal te werken daalt het maximum aantal medewerkers nodig op de drukke momenten van 49 naar 30 mensen.

Het rendement van de personeelsplanning stijgt naar 57% voor dezelfde klantvraag. Dit komt overeen met een personeelsbehoefte van 154 uren en 272 aantal uren werkelijk ingepland personeel wegens een full-time dienstverband.

2. Werken met ‘split-shifts’ of gebroken diensten

Zelfs na het afvlakken van de curve is de kans echter heel groot dat er nog steeds pieken en dalen zullen zijn in de vraag van de klant. In tweede instantie is het dus zaak om deze pieken op te vangen aan de hand van een flexibele personeelsbezetting. Hierbij kunnen split shifts een oplossing bieden.

Er bestaan verschillende ‘split shift’-regelingen, veel hangt ook af van het type activiteit en de specifieke jobinhoud van uw medewerkers. Het basisprincipe vertrekt steeds vanuit het opdelen van een werkrooster in twee of meerdere delen. Vervolgens kunnen medewerkers op verschillende werkschema’s worden ingezet. Een werknemer kan bijvoorbeeld s’ochtends van 7u tot 10u en s’avonds van 17u tot 22u werken om bereikbaar te zijn voor klanten buiten de werkuren. In de namiddag is de werknemer vrij en wordt het werk verdergezet door een ander team.

Naast het ontvangen van klanten op afspraak en digitaal, zou de retailer ervoor kunnen opteren om 25% part- time VTE’s in te plannen. Dit optimalisatiescenario zorgt ervoor dat het rendement van de personeelsplanning stijgt naar 64%. Werknemers kunnen bijgevolg werken in full-time shiften, bv. van 8u tot 17u of van 9u tot 18u, of in part-time shiften bv. van 9u tot 13u of van 10u tot 14u  (zie onderstaande simulatie ‘Optimalisatie output – scenario 1’).

Mocht de winkel bijkomend de openingsuren verruimen naar 8u tot 20u dan kan men het aantal maximum te voorziene werkplekken optimaliseren tot 27. Het rendement van de personeelsplanning is dan 71% (zie onderstaande simulatie ‘Optimalisatie output – scenario 2’). 

Enkele voordelen op een rijtje:

  • Besparen van arbeidskosten door werknemers met een bepaalde rol enkel in te schakelen wanneer hun werk dient gedaan te worden. Andere mogelijke kostenbesparingen zijn brandstofkosten, vastgoedkosten, materiaalkosten, … afhankelijk van de regeling.
  • Uw onderneming kan beter inspelen op de wijzigende klantenbehoeften. Zo zal u bijvoorbeeld beter in staat zijn om klanten buiten de werkuren te ondersteunen.
  • Werknemers hebben meer flexibiliteit om andere verplichtingen te combineren met een fulltime job, bv. zorgen voor de kinderen, de ouders of een zieke partner.
  • Bereidwillige medewerkers kunnen meer uren werken of eenvoudiger invallen voor een zieke collega, mits het naleven van de wettelijke regelingen rond arbeidstijd en rusttijd.

Enkele zaken waarmee u alvast rekening dient te houden:

  • Hou rekening met de arbeidswetgeving en de eventuele arbeidsregelingen bepaald in de collectieve arbeidsovereenkomst. Zijn gebroken diensten toegestaan volgens de cao? Wat zijn de minimum en maximum werktijden dat een werknemer ononderbroken mag werken?
  • Hou de voordelen voor de werknemer voor ogen. Voor een werknemer die 2 uur moet pendelen voor een shift van 4 uur wegen de voordelen van gebroken diensten waarschijnlijk niet meer op.
  • Zorg er voor dat u uw arbeidsregime snel kan bijsturen in geval van afwezige werknemers, maar ook wanneer er nieuwe of wijzigende veiligheidsmaatregelen komen of een crisis zich opnieuw voordoet.

Aan de slag met de demo-tool!

De tool is gebaseerd op ervaring die we de afgelopen jaren hebben opgedaan omtrent het optimaliseren van werkaanbod en personeel in verschillende sectoren. Meer weten over personeelsplanning, lees ook onze miniguide Strategische personeelsplanning.