Administratieve ondersteuning bij de oprichting van het Schakelzorgcentrum

Schakelzorgcentra werden tijdens de coronacrisis opgericht om extra beddencapaciteit te voorzien mochten de lokale ziekenhuizen tegen hun limieten aanlopen. Stad Vilvoorde trok voor zijn regio dit spontane kolossale project met eigen personeel, en dit in samenwerking met o.a. het Wit-Gele Kruis, de huisartsen vereniging Harno, de omliggende gemeenten en een heel aantal vrijwilligers. Op een maand tijd werd een oude ziekenhuisvleugel omgevormd tot een faciliteit waar tientallen COVID-positieve patiënten op sterkte konden komen.

Ayko Rappé

“Het was niet altijd gemakkelijk, maar dit was voor mij een ongelooflijke positieve ervaring op vlak van samenwerking met verschillende disciplines. Ik zou het onmiddellijk opnieuw doen.”

Carine Vrebos – Domeinverantwoordelijke WGK Vlaams-Brabant

Strategische uitdaging

Alles aan dit project was uitzonderlijk. Er waren bij de start geen duidelijkheden over geografische scope, type patiënten, budget, tools, procedures of verantwoordelijkheden. Slechts twee zaken waren helder. Vanwege de dramatische situatie in Noord-Italië leefde heel duidelijk het dreigende risico dat een dergelijke faciliteit dringend nodig zou kunnen zijn. En anderzijds de vastberadenheid van een onwaarschijnlijke groep die rond de tafel was gebracht om dit zo snel mogelijk te realiseren.

Stadsdiensten moesten plots een ‘light ziekenhuisafdeling’ creëren en dit in samenwerking met organisaties en vrijwilligers met relevante expertise. Dat was niet alleen mijlenver buiten hun comfortzone, maar de bepalingen werden ook nog eens tot de laatste week aangepast door de Vlaamse Overheid. De afwezigheid van precedenten zorgde voor continue aanpassingen in verwachtingen, procedures en deadlines.

De inherente tijdelijkheid en snelheid van dit project sloot best practices rond change management uit. Uitgebreide volledige tools konden onmogelijk op tijd geïmplementeerd worden. Een kerngroep gaf in deze lange afstand-sprint het beste van zichzelf om een veilig werkend Schakelzorgcentrum op te leveren.

Onze aanpak

Möbius was al een aantal jaar actief bij de Stad Vilvoorde voor een organisatiestructuur- en dienstverleningstraject. Toen dat begrijpelijk werd gepauzeerd wegens de crisismaatregelen, vingen we op dat de stadsdiensten de trekkersrol zouden opnemen in kader van het Schakelzorgcentrum. We boden vrijblijvend aan om te ondersteunen op het administratieve luik, enerzijds gezien onze ziekenhuisexpertise, maar voornamelijk omwille van onze opgebouwde vertrouwensband. De werkgroep die wij mee ondersteunden, behandelde planning, procedures, taakomschrijvingen, financiën, software, … Ons aanbod werd warm onthaald gezien de urgentie en de complexiteit van het vraagstuk.

Al snel werd duidelijk dat bestaande all-in software pakketten moeilijk konden aangewend worden. Daarom ontwikkelden we vanuit eerdere tools van andere projecten snel enkele slimme Excel-toepassingen die de werkgroepleden zouden kunnen gebruiken in plaats van pen en papier. Zo werd een minimale graad van automatisering en kwaliteitscontrole gegarandeerd voor een planningstool, een financieel model, een tijdsregistratie- en een voorraadbeheerssysteem. Daarnaast werd binnen de werkgroep ook een gedetailleerd draaiboek ontwikkeld om de verschillende tijdelijke rollen helder te kunnen informeren over hun taken. Gezien de veiligheidsrisico’s werd dit heel sterk doorgedacht.

De aanpak was in die mate uniek dat er niets gepland verliep, maar er toch relatief vlug resultaat werd geboekt door snelle iteraties tussen geëngageerde mensen van uiteenlopende disciplines. Dit onverwachtse project tikte alles van onze visie aan: uitzonderlijke resultaten met uitzonderlijke mensen, bruggen bouwen met partners, maatschappelijke impact en grensverleggend. We zijn oprecht trots deel uitgemaakt te hebben van deze menselijke krachttoer.