Audit ondersteunende diensten – Organisatie Audit Hogeschool

Erasmus Hogeschool Brussel

Erasmus Hogeschool Brussel wenste de samenwerking tussen de departementen en groep voor de ondersteunende diensten te versterken. Möbius begeleidde hen bij een uitgebreide analyse naar sterktes en zwaktes van verscheidene samenwerkingsmodellen (centralisatie, decentralisatie, hybride vormen) en mogelijke technieken om risico’s te mitigeren. Dit resulteerde in geïmplementeerde samenwerkingstechnieken voor enkele pilootprocessen en een voorstel tot nieuwe organisatiestructuur.

Jan Bellaert

De procesbegeleiding door Möbius was heel professioneel en goed onderbouwd. De instrumenten die ze ons aanreikten waren bijzonder bruikbaar.

Brecht Ransschaert, Strategic Management Advisor EhB.

Strategische uitdaging

Erasmus Hogeschool Brussel beschikt als organisatie enerzijds over ondersteunende diensten binnen de autonome departementen verspreid over Brussel alsook binnen haar centrale administratie. In het kader van de strategische oefening SPE werden verbetermogelijkheden gedefinieerd rond de samenwerking tussen de departementen en centrale diensten, met het oog op een wendbare, heldere organisatiestructuur. Möbius werd gevraagd om de algemene werking van deze diensten door te lichten.

Aanpak

Möbius startte met een grondige analyse van de huidige situatie via gestructureerde interviews met de leidinggevenden van de ondersteunende diensten, departementaal directeurs en de proces-uitvoerders zelf. Hieruit werd enerzijds een procesmap opgemaakt als werkinstrument voor de volgende stappen. Anderzijds werden de sterktes en zwaktes van de huidige structuur geconsolideerd en voorgesteld aan het directiecomité.

Procesmap Erasmushogeschool Brussel
Procesmap

Op basis van deze inzichten, werd een strategische dag opgezet waarbij meer dan 25 medewerkers en leidinggevenden aan de hand van interactieve werkvormen nadachten over de huidige samenwerking en manieren om deze te verbeteren. Daarbij lichtte Möbius de concepten van (de-)centralisatie en mogelijke inspirerende samenwerkingstechnieken toe zoals SLA’s, PDC, RACI en zelfsturing. De groepen evalueerden vervolgens enkele concrete cases op dimensies als voornaamste werkplek en hiërarchische aansturing.

Voorbeeld van een mogelijke nieuwe organisatiestructuur
Voorbeeld van een mogelijke nieuwe organisatiestructuur

Interesse? Download HIER de slides en sjablonen voor een inspiratiesessie.

Voor enkele welgeselecteerde processen, begeleidde Möbius vervolgens de implementatie van de samenwerkingstechnieken om de elementen verder af te stemmen op de specifieke noden van EhB. Deze test-cases verhoogden ook sterk de gedragenheid van de technieken wanneer medewerkers de voordelen met eigen ogen konden zien.

Resultaat

In een laatste fase, leverde Möbius ten slotte een nieuwe organisatiestructuur af die de rollen en verantwoordelijkheden van elkeen op scherp stelde alsook een governance model om de interne samenwerking toekomstig-bestendig te maken.