Gemeente Maashorst: harmonisatie & optimalisatie werkprocessen sociaal domein

Vanaf 1 januari 2022 vormen de gemeenten Landerd en Uden één nieuwe gemeente: Gemeente Maashorst. Dit betekent dat de gemeente keuzes moeten maken: wat moet er vóór herindelingsdatum geharmoniseerd zijn in de uitvoering, wat kan (of moet) na de herindelingsdatum. Deze keuzes worden beïnvloed door keuzes die gemaakt zijn m.b.t. werkgroep harmonisatie beleid, maar ook keuzes die in andere werkgroepen gemaakt zijn/worden, zoals de teamindeling, het dienstverleningsconcept, verdeling van taken over functies en de harmonisatie van vak applicaties, huisvestingskeuzes, etc. In het Sociaal Domein van beide gemeenten waren er 400 tot 500 processen, zowel Suiteprocessen als processen buiten Suite om. De gemeente Maashorst heeft Möbius gevraagd om de volledige bouwopdracht te begeleiden en zorg te dragen voor de harmonisatie en optimalisatie van de werkprocessen, zodanig dat de medewerkers binnen het Sociaal Domein op 1 januari 2022 weten hoe zij hun werk kunnen doen.

Vincent Broeckaert

Möbius is gestart met een duidelijk plan. Krachtig daarbij was dat de samenhang tussen de onderdelen goed geborgd was en dat er een goede mix van projectmanagement (overkoepelend) en begeleiding (werkgroepen) werd geleverd. De voortgang kon goed gevolgd worden door heldere managementrapportages.

Directeur Domein Sociaal – Marc van Esch

Aanpak

Om de processen in het sociaal domein te harmoniseren en optimaliseren  zijn de volgende stappen ondernomen:

Stap 1 – Integraal PvA opstellen: De bouwopdracht (programma) is opgeknipt in 4 disciplines: processen, systeem, uitvoerende teams en beleid. In de eerste fase van de bouwopdracht hebben we een planning opgesteld o.b.v. de afhankelijkheden tussen de verschillende deelprojecten. Na acceptatie van het PvA is de uitvoering van de bouwopdracht gestart.

Stap 2 – Voorbereiding werkgroepen: In de voorbereidingsfase van het deelproject processen, zijn de bestaande (suite)processen  onder de loep genomen. Hierin zijn de processen vergeleken, samengevoegd tot werkgroepen en gereduceerd tot noodzakelijke (suite)processen. Op deze manier ontstond een duidelijk kader per werkgroep en ligt de focus op het samenvoegen van specifieke werkprocessen in generieke werkprocessen omwille van onderhoud.

Stap 3 – Uitvoeren werkgroepen: Per werkgroep is een cluster van processen behandeld (bv. alle jeugd-processen). In de werkgroep zaten collega’s met verschillende disciplines, bv. toegang, BO, consulent, kwaliteit, applicatie en beleid. Alle processen zijn integraal benaderd en middels verschillende workshops zijn de processen geharmoniseerd tot één nieuw proces, dit proces is vervolgens geoptimaliseerd (hoofdzakelijk laaghangend fruit). Aansluitend is alle essentiële documentatie geharmoniseerd en geoptimaliseerd, zijn essentiële thema’s per werkgroep besproken  en zijn alle processen uitgeschreven en gepubliceerd in procestool engage (online procesmap toegankelijk voor iedere medewerker).

Continue borging: gedurende het hele traject zijn de medewerkers nauw betrokken geweest bij de harmonisatie en optimalisatie van de werkprocessen. In alle werkgroepen was een wisselende vertegenwoordiging van medewerkers. De medewerkers toetsten daarnaast de input uit de werkgroepen bij hun directe collega’s in werkoverleggen. Verder was er maandelijks een inhoudelijke stuurgroep (verschillende disciplines sociaal domein) en een ondersteunende werkgroep (HR, JZ en ICT etc.) om de koers van de bouwopdracht te toetsen en te verbeteren. Gedurende het hele traject werd online/offline gecommuniceerd naar de medewerkers over de ontwikkeling/voortgang van de  bouwopdracht.

Resultaat

Möbius heeft gestuurd op resultaat, weerstand is weggenomen en er is ervoor gezorgd dat er gedragen besluiten zijn genomen zijn en duidelijke keuzes. Dit alles in een omgeving met veel stakeholder en binnen een politiek-bestuurlijke context. 

Bouwopdracht Sociaal Domein:

  • Adequate programmasturing en vooropgestelde doelen zijn (grotendeels) behaald
  • Continue afstemming tussen de disciplines processen, systeem, medewerkers en beleid
  • Focus op communicatie en verandermanagement

Harmonisatie en optimalisatie processen:

  • Vrijwel alle processen zijn geharmoniseerd en (m.b.t. laaghangend-fruit) geoptimaliseerd
  • Alle ondersteunende documentatie is geharmoniseerd en geoptimaliseerd
  • Vrijwel alle processen zijn beschreven en gepubliceerd in online tool: engage, toegankelijk voor alle medewerkers
  • Processen zijn overgedragen naar de lijn, proceseigenaarschap o.b.v. lean-principes

Borging en verankering

  • Processen zijn opgesteld met ruime vertegenwoordiging van de disciplines/medewerkers in het sociaal domein
  • Processen zijn aangenomen door de stuurgroep en duurzaam geborgd in de lijnorganisatie
  • Continue focus op verandermanagement: communicatie, coaching en klankbordgroepen
Integraal PvA, incl. mijlpalen planning
Werkgroepen, procesclusters
Harmonisatie werkprocessen, incl. procesflow