Interactieve webinars om de maturiteit inzake Het Nieuwe Werken te ontwikkelen

Brussel Financiën en Begroting

Brussel Financiën en Begroting stelt, als één van de administraties van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, ongeveer 130 mensen tewerk. Een van de doelstellingen van het strategisch plan voor interne communicatie van BFB is om het gevoel van verbondenheid met de organisatie te versterken. Twee keer per jaar, in maart en september, wordt hiervoor een intern event voor medewerkers, de “BFB-lunch”, georganiseerd. BFB deed begin 2021 een beroep op het Möbius-team in een context van intensief telewerken.

Coline Questiaux
Coline Questiaux

Het Möbius-team zorgde voor een echte meerwaarde, zowel qua expertise als qua luisterbereidheid. De kwaliteit van de resultaten van deze missie komt voort uit constructieve uitwisselingen en goede samenwerking. Hun kennis van de verschillende professionele omgevingen heeft ons denken aangewakkerd en ons in staat gesteld om in deze ongekende pandemische context samen verder te gaan op een vrij nieuw onderwerp voor onze administratie, de NWOW’s.

Christine Mirkes, Verantwoordelijke Communicatie & Stratégie – Performance & Project Management – Gendermainstreaming bij Brussel Financiën en Begroting

Strategische uitdaging

De BFB wilde de maturiteit van de organisatie op het gebied van New Ways of Working (NWOW) ontwikkelen door de organisatie van twee “BFB lunchtimes” in de vorm van interactieve webinars. Er zijn verschillende doelen gesteld:

  • Het monitoren van de perceptie van de NWOW’s bij de medewerkers om de verbeteropportuniteiten te vatten
  • Vergroten van de kennis en het gebruik van nieuwe tools door best practices te delen
  • Behouden (of herstellen) van de band tussen collega’s door uitwisselingsmomenten aan te bieden
  • Verhogen van de moitivatie door positieve bijdragen van de NWOW’s zichtbaar te maken

Aanpak

Het Möbius-team werkte gedurende het hele project nauw samen met de interne projectmanager om de doelstellingen zo goed mogelijk te bereiken.

De opdracht focuste vooral op twee digitale events rond het thema nieuwe manieren van werken. Het eerste webinar, in maart, stond in het teken van telewerken (uitgebreid naar dagelijks telewerken). De tweede virtuele middag, in september, was opgezet in een ‘terugkeer naar het werk’-perspectief, in nieuwe hybride, externe en persoonlijke omstandigheden.

Enquête

Voor elk van de twee webinars werd een enquête georganiseerd waarmee de maturiteit van de organisatie met betrekking tot de veranderingen kon worden gemeten. Deze maturiteitsscans peilden naar verschillende assen, zoals bijvoorbeeld: motivatie, teamwerk, communicatie, kennis en gebruik van nieuwe tools / gedragingen … Om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de noden, werden de webinars inhoudelijk aangepast in functie van de resultaten.

Elk webinar werd tweetalig en dynamisch geanimeerd, met de hulp van moderators van het Möbius-team en de BRPS. Op het programma stond telkens een samenvatting van de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek, een inspirerende presentatie over NWOW’s en breakout-workshops. Het Möbius-team gebruikte verschillende interactieve tools en innovatieve faciliteringstechnieken om de medewerkers bij de uitwisselingen te betrekken. De bedoeling was echt om naar medewerkers te luisteren en deze interne communicatie-evenementen zo goed mogelijk te laten aansluiten op de NWOW-behoeften zodat de organisatie kon groeien.

Resultaten

Na elke webinar maakte het Möbius-team een ​​samenvatting van de uitwisselingen en een analyse van de resultaten. De resultaten van het eerste webinar maakten het mogelijk om aanbevelingen te formuleren (op basis van de kwantitatieve enquête en de kwalitatieve uitwisselingen), om de reflecties over de manier van samenwerken en werken op afstand binnen BFB te voeden. Zo kon het actieplan NWOW 2021-2022 van BFB opgemaakt worden. Het tweede webinar maakte het dan weer mogelijk om samen met de BFB-medewerkers een ​​”Gedragscharter voor een hybride werkomgeving” op te stellen. De verschillende deliverables van dit traject hebben voor een grote ontwikkeling in de volwassenheid van de organisatie op het gebied van NWOW gezorgd.