Ontwerp en implementatie administratieve processen Mid-Office

SD Worx Staffing Solutions

SD Worx Staffing Solutions Nederland zet als expert op de arbeidsmarkt in op het verbinden van bedrijven en individuen. Om aan deze op de markt gerichte kernactiviteit in de kantoren (front-office) nog meer aandacht te kunnen besteden is de vraag naar voren gekomen om de administratieve processen te optimaliseren en te centraliseren. Het doel is een Mid-Office in te richten waardoor een efficiëntere en effectievere procesuitvoering  van de administratieve processen plaats zal vinden.

SD Worx Staffing Solutions wil hiermee de ambitie de hoogste toegevoegde waarde voor klanten te leveren en daarmee relevant voor de maatschappij te zijn realiseren. Dit betekent dat op de locaties de hoogste kwaliteit geleverd moet worden,  te  bereiken door de juiste specialisatie in werkzaamheden.

Arthur Wendel

De verfrissende veranderkundige aanpak van Möbius heeft een zeer grote bijdrage gehad in het creëren van draagvlak en acceptatie van de verandering. De verankering van onze basis in processen is ons vertrekpunt voor de toekomst. We kunnen nu grondig implementeren en onze doelstellingen verwezenlijken.

Maurice Bisschop – Directeur SD Worx Nederland

Aanpak

Om tot een concrete inrichting van een Mid-Office te komen is een aanpak gehanteerd met de volgende stappen:

  • Onderzoek verbeterpotentieel: Er is gestart met Multi-moment opnames om data te creëren. Er is ook een enquête verstuurd waarmee inzicht in de pijnpunten is verkregen. Op basis van de meetinformatie is een businesscase opgesteld met meerdere bandbreedte. Management heeft hierop een besluit genomen tot invoering.
  • Opstellen processen en projectproducten: In meerdere workshops met projectgroepleden uit diverse onderdelen van de organisatie, zijn de processen ontwikkeld. Als eerste is gekeken naar de gestelde requirements en de beoogde Quick Wins, dit is het uitgangspunt. Vervolgens zijn op hoofdlijnen de As-Is processen opgesteld om vast te kunnen stellen waarvandaan vertrokken wordt. Vervolgens zijn de gewenste (To-Be) processen in kaart gebracht.  Deze processen zijn tot op detailprocesniveau uitgewerkt en de bevoegdheden (RACI) en informatiedragers zijn daarbij vastgesteld. Een belangrijk element voor succes was de frequente afstemmingen met het management team en de grondige communicatie naar de organisatie toe.
  • Implementatie: Möbius heeft de voorbereiding voor de implementatie van de administratieve processen Mid-Office verzorgt. Alle materialen voor management en interne deskundigen zijn ontwikkeld en uitgelegd. Een kick-off presentatie, checklists, instructiemateriaal behoren tot deze materialen. Hierdoor heeft  de staande organisatie vlot kunnen doorpakken op de implementatie van de nieuwe werkwijze.
Administratieve processen Mid-Office SD Worx Staffing Solutions

Resultaten

De aanpak van Möbius heeft geleid tot:

  • Een overzichtelijk procesmodel en procesbeschrijvingen van de administratieve processen Mid-Office. Hiermee kunnen betrokken medewerkers zien waar de verantwoordelijkheden per activiteit ligt en welke informatie overgedragen moet worden aan andere collega’s.
  • Een implementatieplan  die de mogelijkheid geeft  geordend en overzichtelijk per locatie de uitrol van de nieuwe processen mogelijk te maken. Bij dit implementatieplan zijn ook de projectproducten en presentaties door het project aan de staande organisatie aangeboden.
  • Een eerste versie van een KPI-dashboard waarmee door management gestuurd kan worden op de prestaties in de organisatie.
  • Draagvlak binnen alle geledingen in de organisatie aangaande het centraliseren van de administratieve processen .