Servicecentrum Drechtsteden: Implementatie Digitale Dienstverlening

Het Servicecentrum Drechtsteden (SCD) levert aan zeven Drechtstedengemeenten en drie regionale organisaties kwalitatief hoogwaardige en efficiënte diensten op het gebied van Financiën, Informatisering, Automatisering, Documentaire Informatievoorziening, Communicatie, Inkoop, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken en Personeel & Organisatie. Ze voeren niet alleen uit. Ze zijn het eerste servicecentrum binnen de Nederlandse overheid dat de partners ook op het gebied van advies en beleidsvorming samenbrengt.

Niels Van Gunst

Ik ben zeer tevreden met de manier van werken. Het team is heel erg klantgericht en oplossingsgericht en dat met een grote dosis flexibiliteit.

Programma Manager Servicecentrum Drechtsteden

Strategische uitdaging

De SCD heeft een duidelijke visie geformuleerd op Klant-, Zaak-, en Archiefgericht Werken, waarbij er nu nood is om deze daadwerkelijk te implementeren. Het traject vond plaats bij de afdeling P&P, waar via portfolio-, project en programmamanagement leiding gegeven wordt aan het oplossen van meervoudige, complexe vraagstukken welke projectmatig opgepakt worden. Deze projecten hebben over het algemeen een wezenlijke impact op meerdere organisaties binnen de Drechtsteden. In samenspel met de business (alle organisaties in de Drechtsteden), de beheerorganisatie en de leverancier is de daadwerkelijke implementatie en borging van dit traject verzorgd.

Aanpak

Om in de breedte van de Drechtsteden Klant-, Zaak-, en Archiefgericht Werken structureel in te bedden en te implementeren is de volgende aanpak gehanteerd:

Stap 1 – Basis op Orde: Vanuit ambities en een heldere visie is het programma vormgegeven. Processen, structuur, medewerkers en systeem werden aan elkaar gekoppeld.

  • Er is een duidelijk uitvoeringsplan opgesteld (inclusief visie, uitgangspunten, heldere structuren, besluitvormingslijnen en rollen en verantwoordelijkheden).
  • De financiële situatie is onder controle gebracht, inclusief risicomanagement en kwaliteitsbeheer (op basis van de projectdriehoek) met afstemming tussen resultaten en resources.
  • Ook is het leveranciersbeheer met contractmanagement, inclusief SLA/contractafspraken en opvolging gerealiseerd.

Stap 2 – Doorontwikkeling: Uitrol van de daadwerkelijke uitvoeringsagenda en het programmaplan

  • De verdere uitrol van de implementatie met bijbehorende functionaliteiten is gerealiseerd.
  • Uitvoering van communicatiestrategie, inclusief voortgangsrapportage en verwachtingsmanagement
  • Als aanjager van de nieuwe werkwijze in de organisatie, met veranderaanpak en inrichtingsprincipes (“zo werken wij’) de eerste stappen voor de implementatie gerealiseerd.

Stap 3 – Borging: Borging van de daadwerkelijke implementatie binnen de verschillende gebruikersorganisaties.

  • Er is draagvlak gecreëerd door gebruikersorganisaties te betrekken en samen te brengen.
  • Door een concrete 0- en 1-meting inzicht gecreëerd in het maturiteitsniveau van Zaakgericht Werken.
  • Mede door een communicatie kalender is concrete opvolging gegeven aan het proactief informeren en enthousiasmeren van de medewerkers.
Tijdslijn project Servicecentrum Drechtsteden
Tijdslijn project Servicecentrum Drechtsteden
Projectorganisatie Servicecentrum Drechtsteden
Projectorganisatie Servicecentrum Drechtsteden

Resultaat

Mobius heeft gestuurd op resultaat, weerstand is weggenomen en er is ervoor gezorgd dat er gedragen besluiten zijn genomen zijn en duidelijke keuzes. Dit alles in een omgeving met veel stakeholder en binnen een politiek-bestuurlijke context. 

Projectmanagement

  • Duidelijke doelstellingen en uitgangspunten per deelproject geformuleerd, in lijn met organisatie en dienstverleningsvisie, gedragen door de medewerkers, waar concreet met voortgangsrapportages op gestuurd werd.
  • Regiefunctie opgepakt en multidisciplinaire teams aangestuurd en geënthousiasmeerd (technisch, ontwikkeling, beheer, implementatie, borging) •Continu afgestemd met (interne) stakeholders (I&A, dienstverlening, etc.), politiek-bestuurlijke (wethouders), ambtelijke opdrachtgever (managers en stuurgroep), gebruikersorganisatie en de leverancier van het IT systeem
  • Eindverantwoordelijk en aanjager voor de uitvoeringsagenda en de implementatie van de planning

Begeleiding implementatie

  • Governance van de implementatie van de verschillende organisaties opgezet en in werking gezet
  • Samenwerking geoptimaliseerd, door de eilandjescultuur te doorbreken, door aan te sluiten op de lopende initiatieven binnen de organisaties en samenhang te realiseren van concern brede opgaven.

Borging en verankering

  • Gedragen inrichtingsprincipes voor de implementatie en borging geformuleerd •Continue evaluatiemechanismen (quick-scan) ingericht en uitgevoerd onder de gebruikers en stakeholders
  • Medewerkers gemotiveerd: medewerkers waren enthousiast om met de nieuwe werkwijze aan de slag te gaan en te gaan gebruiken.
  • Veranderkundige initiatieven uitgevoerd, bewegen in een dynamisch bestuurlijk speelveld (lunch leersessies, inspiratiesessies, visual management)