Transitiecoaching bij de opmaak en operationalisering van een zorgstrategisch plan

Het Orthopedagogisch Centrum De Beweging ondersteunt volwassenen met een beperking bij wonen, werken en vrije tijd. Als vergunde zorgaanbieder van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap heeft OC De Beweging een uitgesproken expertise uitgebouwd in de ondersteuning van personen met een (neuro-)motorische beperking, NAH (niet-aangeboren hersenletsel) of een autismespectrumstoornis. De organisatie maakt deel uit van de groep Broeders van Liefde en vertegenwoordigt de volwassenenwerking van het KOC Sint-Gregorius in Gentbrugge.

Peter Willen

Möbius daagde OC De Beweging uit om de andere kant te bekijken, liet ons uit onze comfortzone treden en bracht nieuwe inzichten. Ze maakten het verschil om OC De Beweging te loodsen naar hun unieke positie in het project Groot Bewijk. Möbius werkte bewust met ons als klant samen om de zorgstrategische doelen waar te maken en impact te realiseren.”

Kristof Weytens – Projectmanager

Strategische uitdaging

Ook OC De Beweging is sinds 2018 geconfronteerd met de invoering van de persoonsvolgende financiering. Deze financieringsvorm dient te leiden tot een grotere autonomie en meer eigen regie voor personen met een handicap. Daarnaast blijft deze transitie ook niet zonder gevolgen voor de zorgaanbieder wiens financiële slagkracht wordt gestuurd door de middelen van de gebruikers. Deze transitie stelt dan ook hoge eisen aan de organisatie; zowel op vlak van wendbaarheid als op vlak van cliëntenervaring.

Een cruciaal element in de cliëntenervaring is een hedendaagse infrastructuur die de visie van de instelling uitademt. Daarom werkte OC De Beweging aan een zorgstrategisch plan (inclusief waarden) en werd dit zorgstrategisch plan omgezet tot plannen voor een nieuwe infrastructuur. Dit resulteerde tot het unieke project Groot Bewijk. In samenwerking met de Sociale Huisvestingsmaatschappij Denderstreek wenst OC De Beweging op die manier mensen met een beperking de kans te geven om zelfstandig te wonen, met nabijheid en garantie van zorg en ondersteuning die 24 uur op 24 uur aanwezig is. En dat op wandelafstand van de levendige dorpskern Scheldewindeke. Deze woonvorm biedt dus heel wat keuzevrijheid aan de cliënt over hoe hij zijn leven wenst in te vullen.

De operationalisering van het zorgstrategisch plan is natuurlijk meer dan de inhuizing in een nieuwe infrastructuur en vereist dan ook een andere kijk op ondersteuning en zorg. Dit vraagt een aangepast zorgmodel met andere verwachtingen/gedragingen en aangepaste rollen in een omgeving waarin wendbaarheid en productiviteit sleutelbegrippen zijn.

Onze aanpak

Om deze organisatie- en cultuurverandering voor te bereiden, werd Möbius gevraagd om als klankbord en transitiecoach OC De Beweging bij te staan. In onze aanpak zijn we dan ook ondersteunend en versterkend te werk gegaan; in lijn met de visie van OC De Beweging.

We hebben dit gedaan door in een eerste stap te verkennen. Als transitiecoach zijn we er immers van overtuigd dat we een transitie maar goed kunnen begeleiden als we de organisatie, zijn cliënten, zijn medewerkers, … kunnen begrijpen en voelen. We doen dit door de werkvloer te bezoeken, te observeren, te luisteren, vragen te stellen, …. De verkenning heeft ons toegelaten om te begrijpen wat OC De Beweging sterk maakt en op welke vlakken we moeten versterken.

Tijdens een tweede stap hebben we een transitieplan opgemaakt. Dit transitieplan geeft houvast voor de komende maanden en jaren en laat bovendien toe om op het juiste moment te focussen op de juiste activiteiten. Finaal brengt dit transitieplan elke medewerker en cliënt in Groot Bewijk in een aangepast zorgmodel, in een nieuwe samenwerkingsvorm, met een vernieuwde cultuur en in een nieuwe infrastructuur. Dit transitieplan beschrijft niet alleen wat moet gebeuren, maar ook hoe we elke stap willen zetten. Een transitieplan laat toe dat de projectcoördinatie autonoom de organisatie doorheen de transitie kan loodsen.

De laatste stap bestond in het doelgericht ondersteunen van OC De Beweging. OC De Beweging nam de leiding van deze transitie, maar op gepaste moment ondersteunde Möbius met raad en daad de projectleiding van OC De Beweging. Deze ondersteuning gebeurde in verschillende vormen; zoals het aanreiken van methodieken en tools. Zo heeft OC De Beweging een tijdsanalyse uitgevoerd met behulp van de time tracker die door Möbius ter beschikking werd gesteld.   Ondersteuning kon bovendien ook via een gerichte analyse of middels een klankbord voor de projectleider.

En tot slot stelde Möbius gericht expertise op vlak van transitie- en veranderingsmanagement ter beschikking. Dit kreeg vorm in kleine dingen (de wijze van vergaderen, het belang van cijfers, projectmatig werken, lean werken, …).