Werknemers centraal in verbeterproject

Innoviris

Innoviris, het instituut ter bevordering van het wetenschappelijk onderzoek en innovatie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, wenste een intern verbetertraject op te zetten naar aanleiding van een uitgevoerde organisatorische risicoanalyse. In het rapport kwamen verschillende aandachtspunten naar boven. 

Aan de hand van drie deelopdrachten wou Innoviris haar interne werking optimaliseren en deze risico’s ondermijnen. Samen scheppen we duidelijkheid over de bestaande vergaderstructuren en beslissingsorganen, zetten we een coachingtraject op om het management te ondersteunen en vernieuwen we de functiebeschrijvingen van het middel- en topmanagement.  

Laura Vanhee

De samenwerking met Möbius heeft ons doen inzien dat je met enkele doelgerichte ingrepen een grote impact kunt hebben op de organisatie. Wij hebben de voorgestelde verbeteringen snel en efficiënt kunnen toepassen dankzij de professionele aanpak van de consultants die ons bijstonden. Bij de afsluiting van hun opdracht laten zij een solide basis achter voor een verdere optimalisering van de werking van Innoviris.

Rafael Valenzuela Espinoza, Innoviris

Aanpak & resultaat 

Waar we aanvankelijk fysieke wereldcafés en werksessies wouden organiseren, werden onze plannen gedwarsboomd door Covid-19. Noodgedwongen schakelden we over naar een volledig digitale werkwijze die uiteindelijk het hele traject zou duren. Via een interviewronde van alle teamleaders kwamen we tot de kern van de pijnpunten die aangebracht werden in de organisatorische analyse. Om zowel top-down als bottom-up te werken, werkten we met het management een visie uit over hoe interne communicatie dient te verlopen en welke rollen in welke beslissingsorganen zetelden zonder de statuten en mandaten aan te moeten passen. 

De onderwerpen die de kruispunten bleken tussen enerzijds de output van de interviews bij de teamleaders en de anderzijds visie van het management werden omgevormd tot vier centrale workshops. Als doelpubliek nodigden we alle medewerkers vrijblijvend uit om te brainstormen over een van de drie gerichte thema’s.  

De uitkomst van deze sessies was een afgebakende vergaderstructuur met een directiecomité, een managementmeeting tussen de teamleaders en rechtstreekse vergaderingen tussen directie en onderliggende cellen. Samen met de medewerkers stelden we een vergadercultuur op die beantwoordde aan de vraag om vergaderingen gestructureerd te laten verlopen. Een vaste agenda, gedefinieerde rollen, afspraken rond vergaderhygiëne en opvolgdocumenten werden de nieuwe standaarden die Innoviris met genoegen en succes invoerden. 

Aansluitend werkten we met de teamleaders een vernieuwing van de functiebeschrijvingen van het middel- en topmanagement uit. Om alle processen in deze functiebeschrijvingen te krijgen, stelden we een procesmap op waarin alle cellen vertegenwoordigd staan met de hoofdprocessen die hier behandeld worden. In een laag onder de procesmap werkten we op een hoog niveau de verschillende processen uit die dit hoofdproces detailleren. Op basis van dit overzicht, stelden we een RACI-matrix op. Hier krijg je in een oogopslag een overzicht van wie ‘Responsible’, ‘Accountable’, ‘Consulted’ of ‘Informed’ is bij alle activiteiten of processen. Op basis van deze overzichten bekwamen we functiebeschrijvingen die de hele werking van Innoviris representeerden. 

Innoviris verbeterproject welzijn