10 tips om uw ziekenhuis klaar te maken voor de logistieke revolutie

Ziekenhuismedewerkers reageren vaak wat sceptisch als we de principes overlopen om hun logistiek te verbeteren. Beste praktijken komen namelijk vaak uit een industriële context. “Wij bieden zorg aan, meneer, die zaken kan je niet zomaar hier toepassen.” Een volledig terechte repliek. De inhoudelijke complexiteit, de ethiek, de inherente prioriteit en het zakelijk model zijn volledig verschillend.
Ayko Rappé

Als je echter kijkt naar de pure logistieke processen (aankopen, transporteren, controleren, sorteren, stockeren, picking, distribueren, installeren, retourneren en afvalverwerking) zijn er sectoren met veel meer expertise dan de zorg. Waarom niet leren van de degene met de meeste ervaring op dat vlak?

Waarom we mogen leren van de industrie

In de industrie, en met name productiebedrijven en retailers, zijn de logistieke processen cruciaal. Opbrengst en klanttevredenheid hangen bijna rechtstreeks af van efficiënte en kwalitatieve levering. Hoge volumes, enorme variatie, grote concurrentiedruk, wisselende trends, strikte kwaliteitsnormen, stijgende klantverwachtingen, klimaatdoelstellingen … Het zijn allemaal factoren die innovatie in de sector hebben gedreven de afgelopen eeuwen.

Hoewel logistieke processen in de zorg (nog) niet dezelfde prioriteit hebben, komen gelijkaardige uitdagingen wel terug, weliswaar met hun eigen specificiteit. Het aantal opnames, onderzoeken en consultaties stijgt door een kortere ligduur, vergrijzing en vlottere bereikbaarheid van de zorg. Met meer geneeskundige kennis komt meer complexiteit en dus variatie. De relatieve besparingen in de zorg lokken een specifieke concurrentiedruk uit tussen de ziekenhuizen, al zeker in combinatie met de hogere kwaliteitseisen en mondigere patiënten. Bovendien stellen zorginstellingen, zoals alle grote organisaties, ook klimaatdoelen voorop.

Het lijkt dan ook nuttig dat we de beste praktijken over hoe om te gaan met deze uitdagingen delen. De industrie heeft – gelukkig voor ons – de tijd genomen om te experimenteren en te perfectioneren. Theoretische principes werden uitvoerig uitgetest, sommige hebben gefaald en andere hebben meermaals hun nut bewezen. Bovendien worden de inhoudelijke logistieke leerlessen van de industrie nu al geïmplementeerd in de zorgsector, zij het met vertraging.

In veel ziekenhuismagazijnen wordt al via het KanBan-principe aangevuld en bijbesteld, worden bergingen, verpleegposten en OK’s volgens de lean-principes opnieuw ingedeeld, worden voorraden volgens pareto-verhouding verdeeld tussen centraal en decentraal magazijn, worden just-in-time-afspraken gemaakt met sterilisatiepartners, worden pillen met pickingrobots verdeeld… Allemaal rechtstreeks bewezen principes die ondertussen bijna standaard bijdragen aan optimalere werkprocessen. En daarin zit de absolute essentie: optimaliseren van de processen om met de vrijgekomen tijd meer aandacht te kunnen geven aan de directe zorg. Bij de patiënt.

Het leerplan van de industrie

Vanuit de aanname dat de industrie voor ons experimenteert en wij achteraf die principes ook kunnen implementeren, aangepast volgens de zorgnoden, is het belangrijk om te bekijken waar de industrie momenteel mee bezig is, en welke leerlessen momenteel gevormd worden in de praktijk. Ik probeer enkele principes onmiddellijk te vertalen naar de zorgsector.

  • Allereerst is een verhoogde connectiviteit Bijna elke volgende stap van technologie genereert en vereist massaal veel data, die snel moet worden geïnterpreteerd door alle actoren, zowel intern tussen diensten als met leveranciers, verwijzers, eerstelijns-hulpverleners en andere partners…
  • De integratie van de supply chain betekent dat informatiedoorstroming van productie tot bij de patiënt transparant en in real-time moet gebeuren. Dit gaat over alle logistieke stromen in een ziekenhuis, zowel materiaal, medicatie, voeding, linnen en patiënten.
  • Het gebruik van IoT (internet of things) zal hierin een enorm belangrijke rol spelen. De combinatie van gigantisch veel kleine meetpunten drijven zo een betrouwbaar systeem, zonder menselijke interactie. Denk aan de voorraad van een medicijn dat automatisch wordt bijbesteld als de gewichtssensor merkt dat er nog maar tien doosjes liggen. Of aan een app die altijd aan een verpleegkundige kan vertellen waar de dichtste vrije bloeddrukpomp zich bevindt. Of aan de schoonmaakploeg welk kamer het eerst moet worden schoongemaakt.
  • In combinatie met Artificiële Intelligentie wordt dit een slim systeem, dat voornamelijk ook de kwaliteit van onze zorg kan verhogen. Als arts zou je bijvoorbeeld op basis van de periodiek automatisch genomen parameters een voorstel kunnen krijgen welke patiënten je best eerst ziet.
  • Net zoals in andere sectoren gaan we onze zorg volledig kunnen afstemmen op onze individuele noden en wensen (denk aan alle producten die u nu al “aanbevolen” krijgt op basis van uw gedrag). Dit bijvoorbeeld voor diëten, allergieën, beschikbaarheden, prioriteiten … zonder dat hiervoor meerdere diensten een planning naast elkaar moeten leggen.
  • Robotisering van productie, distributie en transport zal de enige efficiënte wijze zijn waarop de enorme hoeveelheid data automatisch een geïndividualiseerde stroom aan materiaal, medicatie en voeding tot bij de patiënt kan krijgen. Het type zelfrijdende karretjes die nu in het magazijn van Amazon rondrijden zullen in aangepaste versie later in ziekenhuizen het materiaal rondbrengen op het exacte moment dat het nodig is.

Photo by The Robot Report
Photo by The Robot Report

Wanneer moeten wij dan beginnen leren

Veel van deze evoluties zullen absoluut niet voor morgen zijn, gezien de enorme investeringen die hiervoor nodig zijn. Wel kunnen we nu al beginnen met onderstaande zaken, die de grote sprong op een later moment voorbereiden.

Als ziekenhuis:

  1. Krijg inzicht in de huidige data van uw ziekenhuis, dat is altijd de eerste stap. Hoe vaak doen we bepaalde taken en handelingen, hoelang duurt dit, hoeveel kost ons dit …?
  2. Werk met uw netwerk een strategische visie uit over logistiek op lange termijn, rekening houdend met jullie randvoorwaarden. Doe geen investeringen die een extra drempel of kost zullen vormen voor bovenstaande principes.
  3. Intensifieer en versnel netwerkvorming. Enkel op die schaal zullen investeringen haalbaar én efficiënt zijn. Evalueer bestaande logistieke samenwerkingen.
  4. Breng het beheer van alle logistieke stromen nu al organisatorisch bij elkaar onder één directeur. Dit versnelt later het implementatieproces aanzienlijk.
  5. Houd bij elke verbouwing rekening met latere plaatsing van kleine meetpunten(kamers, deuren, circulatiewegen, voorraadplekken …).
  6. Laat medewerkers al langzaam kennismaken met kleine vormen van robotisering.
  7. Bezoek éénmaal per jaar een organisatie die nu al experimenteert met bovenstaande principes, bij voorkeur in de gezondheidssector. Dit kan perfect als teambuilding en laat de geesten langzaam rijpen. Zoals het Ufound-pilotproject rond track & trace van materiaal in het Universitair Medisch Centrum Utrecht.

Ook de overheid speelt een belangrijke rol, zij hebben nog volgende werkpunten:

  • Het uitwerken van standaarden op Europees niveau voor uitwisseling van data, zodat softwareleveranciers vlot met elkaar kunnen koppelen.
  • Het opmaken van een aangepaste regelgeving op federaal niveau die meer samenwerking mogelijk maakt (bv. voor een centrale apotheek op netwerkniveau).
  • Het faciliteren van overleg tussen de zorgsector en leveranciers/partners om de logistieke stroom beter op elkaar af te stemmen en klaar te maken voor toekomstige uitwisseling van data.

Als we binnen 10 jaar de kwaliteit van onze zorg significant willen verbeteren, moeten we samen de ondersteunende processen maximaal optimaliseren. Net daarom moet logistieke innovatie ingezet worden om de interne processen efficiënter maken, zodat we meer tijd hebben aan het bed van de patiënt. Elke zorginstelling kampt met dezelfde uitdagingen, aarzel niet om van elkaar te leren en ondersteuning te vragen.

Contacteer me gerust om dit nog even door te spreken.

Bedankt voor het lezen

Delen blog

More interesting articles