Sociaal kapitaal en Organisatie

5 tips om je persoonlijke werkorganisatie te optimaliseren

Lotte Van Meirvenne

Mijn altijd-op-zoek-naar-efficiënter-werken-collega Gert sprak me op een hectische maandagmorgen (zo zijn die meestal blijkbaar) over een geniaal systeem om mijn werk beter te organiseer en structureren. Uiteraard was ik eerst wat sceptisch (zo zijn consultants nu eenmaal) , maar na een grondige interne trainingsessie en 3 maanden wekelijks kort afstemmen met Gert ben ik helemaal ‘verkocht’. Uiteraard kan ik niet alles op 1 A4-tje neerpennen. Maar hieronder toch een overzicht van de 5 belangrijkste take-aways.

TIP 1: Zet controleerbare signalen af

“Ping”, een balkje verschijnt in de hoek van mijn scherm. Als ik al niet snel genoeg was om het aan te klikken, is er nog steeds een blijvend envelop-icoontje onderaan mijn scherm. Iedere keer dat er een e-mail binnen kwam in Outlook was ik afgeleid. De meerderheid van de keren las ik direct de mail en reageerde ik er ook op. Het goede nieuws was dat ik deze signalen van Outlook kon uitzetten. Wat ik eerst beangstigend vond, vind ik nu een van de beste tips die ik vaak deel met collega’s. Door gefocust te kunnen doorwerken aan een taak win ik héél veel tijd.

TIP 2: Working hard or hardly working?

Je kent het wel: het gevoel dat je heel de dag druk bezig bent geweest maar toch niet echt iets gedaan hebt. Ik had steeds een lijstje met vooraf gedefinieerde taken. Maar gedurende de dag komen er allerlei zaken op mij af. Iedereen heeft de neiging om direct te reageren op die zaken die zich binnen de dag voordoen, waardoor je (hoogstwaarschijnlijk) steeds bezig bent met brandjes te blussen en niet met de zaken die belangrijk zijn. Bij Möbius krijgen wij persoonlijk doelstellingen mee. Ik hou deze bij in een lijstje. Dit lijstje helpt me te bepalen welke taken ik wel/niet of nu/later opneem. Dit geeft een wereld van verschil in mijn dagindeling en ik krijg veel meer energie van die zaken te doen waarbij ik echte waarde creëer.

TIP 3: Zorg dat enkel gedachten die je graag hebt meerdere keren door je hoofd gaan

Ik woon in een appartement met 2 verdiepingen. Ikzelf woon op de eerste verdieping en de lamp in de gang is er stuk. Aangezien de lamp van mijn bovenbuur en die op de benedenverdieping nog werkt, heb ik net voldoende licht om mijn sleutelgat terug te vinden. Toch denk ik steeds ik voor mijn deur sta: “Ah juist, ik moet die lamp nog vervangen”. Jammer genoeg heeft mijn brein geen brein voor zichzelf dat mij in de winkel eraan doet herinneren dat ik een lamp moet meebrengen. Daarom een gouden tip: zorg dat al deze ‘loops’ uit je hoofd gaan en in jou takensysteem terechtkomen. Zodat jouw systeem je eraan doet denken wanneer dit nodig.

TIP 4: Tijd zo optimaal mogelijk gebruiken

Als consultant zit ik vaak in de wagen en dit zou verspilde tijd kunnen zijn. Door mijn taken echter goed op te delen, zorg ik ervoor dat ik mijn tijd zo optimaal mogelijk gebruik. Als ik in de wagen zit, doe ik nog die enkele telefoontjes die op mijn lijstje stonden of ik plan een wekelijks interne overleg in. Als ik nog 10 minuutjes heb voor een meeting dan voer ik nog een klein taakje uit zoals mijn onkostennota in orde brengen of mijn timesheets van vorige dag invullen. Het geniale is dat mijn systeem me helpt snel te bepalen welke taak ik kan opnemen afhankelijk van de context waarin ik me bevind.

TIP 5: Doe het zoals Möbius het predikt: schouder aan schouder

De laatste tip vind ik zelf de belangrijkste. Om je werkwijze volledig om te gooien, heb je naast ‘guts’ ook veel ‘effort’ nodig. Mijn collega Gert en ik hebben gedurende 3 maanden elke week een half uur samen gezeten om elkaar te coachen: wat willen we bereiken, waar staan we nu al, wat gaan we komende week doen, wat we willen bereiken,…Vertrekkend vanuit een werkpunt stimuleerden we elkaar steeds efficiënter te worden. Dit heeft voor mij het grote verschil gemaakt. Dit heeft ervoor gezorgd dat ik nu sta waar ik wil staan: niet enkel efficiënter werken maar ook een gevoel van rust en controle.

Wil jij ook geïnspireerd worden of meer weten hoe u uw persoonlijke werkorganisatie beter kan organiseren? Of heb je nog tips ? Laat het me zeker weten.

Bedankt voor het lezen

Contacteer onze expert

Lotte Van Meirvenne