Aan de slag met capaciteitsmanagement: 5 tips

Het nieuwe rapport van het Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg (KCE)¹ en de openstaande vacatures bevestigen wat iedereen in de zorg al enkele jaren vaststelt: er zijn handen te weinig en de komende jaren zal het er niet beter op worden. In Belgische ziekenhuizen staat elke verpleegkundige in voor gemiddeld 9,4 patiënten, terwijl de internationale aanvaardbare norm voor de veiligheid van zorg ten hoogste 8 patiënten bedraagt. Bovendien blijkt dat verpleegkundigen minder vaak noodzakelijke zorg kunnen verlenen door tijdsgebrek.
Peter Willen

Ziekenhuizen willen hiermee aan de slag gaan: vacatures voor capaciteitsmanagers worden opgemaakt en softwareleveranciers worden bevraagd over programma’s die hen kunnen ondersteunen bij het maken van beslissingen. Ondanks het grote potentieel (zowel in efficiëntie als in werkdruk) stellen we toch vast dat dit proces traag op gang komt en het op directieniveau niet altijd duidelijk is wie deze kar moet trekken.

Hieronder geven we vijf hands-on tips om capaciteitsmanagement tastbaar en toegankelijk te maken:

1. Ga op zoek naar de (juiste) data op een dynamische manier

Data zijn er genoeg binnen ziekenhuizen, maar de vraag stelt zich in welke mate deze op een goede manier worden ontsloten en gebruikt? We stellen vast dat nog steeds te vaak op basis van gemiddelden wordt gewerkt, terwijl de realiteit helemaal anders is.  De gemiddelde bezetting van vier verpleegafdelingen optellen is te kort door de bocht. De bezetting per 15 minuten op basis van historische effectieve opname- en ontslagtijdstippen in kaart brengen en omzetten naar een bezetting per 15’ is wel een realistische kijk. Deze data in een interactief dashboard gieten dat toelaat de bezetting in detail te bekijken (per week, per dag, per uur) geeft perspectief om echte oorzaken van suboptimale bezetting te vinden.

Doe dit op een dynamische manier. Door te spelen met een dashboard/simulatiemodel krijg je inzicht in het waarom van bepaalde patiëntbewegingen, krijg je die inzichten op niveau van elke discipline, afdeling … en krijg je vooral ook inzicht in de interactie tussen afdelingen. Zo kan je snel de impact van ‘foutliggers’ op je bezetting per 15’ zien en dit is meteen ook een indicatie voor de beleving van de werklast op niveau van een afdeling.

Breng ook data uit verschillende systemen samen. OK-data met opnamecijfers die inzicht geven in de bezetting bijvoorbeeld.

Figuur 1: Een voorbeeld van een dashboard waarbij voor enkele afdelingen samen de momentane bedbezetting per 15’ wordt geregistreerd.

2. Denk in scenario’s

Diep inzicht is het vertrekpunt. Het leuke werk begint als simulaties kunnen worden gemaakt en als we de impact van alternatieve scenario’s kunnen zien op niveau van algemene bezetting, op niveau van piekmomenten en op niveau van overschrijdingen van de beschikbare capaciteit. Denk na over welke scenario’s we graag willen bekijken: Willen we afdelingen samenvoegen? Willen we capaciteit wijzigen? Willen we de ligduur op de afdeling inkorten door invoering van een opnamelounge? Willen we onze ontslagplanning beter maken?

Eenmaal de scenario’s gedefinieerd, kunnen we op basis van een interactief dashboard gaan simuleren.  Gaan we van vijf naar vier afdelingen en willen we bekijken in welke mate patiënten, zoals deze die in het verleden zijn opgenomen, ook in dit scenario kunnen worden opgenomen? Dan kunnen we snel de impact van dit scenario evalueren aan de hand van het dashboard/simulatiemodel door te kijken wat de gemiddelde bezetting is in dit nieuwe scenario of door de kans dat we een bepaalde capaciteit overschrijden, te visualiseren.

3. Doe aan langetermijndenken

Naast het opmaken van scenario’s gebaseerd op historische data is het ook belangrijk om te simuleren wat de capaciteitsnood zou zijn. Hierbij houden we rekening met toekomstige evoluties op vlak van verandering in samenstelling van patiëntengroepen, demografische evolutie specifiek aan je regio, evolutie in ligduur, ambulante switch … Je kan hiervoor terugvallen op formules die rekening houden met het toekomstige aantal opnames en de vermoedelijke ligduur om te bepalen wat de optimale capaciteit is (rekening houdend met de nodige portie variabiliteit).

4. Stel je team met ambassadeurs samen

Door de verbondenheid van de afdelingen in een ziekenhuis en de bijhorende expertise zal je een multidisciplinair team nodig hebben om scenario’s uit te tekenen en te onderbouwen. Afhankelijk van de vooropgestelde scenario’s zal je vanuit de opnameplanning, verpleegafdelingen/ dagziekenhuis, OK, transport, HR, medische raad … een kapitein nodig hebben die data valideert en de praktische toets maakt van de scenario’s.  Voorbereiden in een klein team om dan draagvlak te zoeken is zonder twijfel een must.

5. Het is en blijft een veranderingsproces

Ingrijpen op capaciteitsplanning is een complex veranderingsproces. Het is dan ook een evidentie om de principes van goed transitiemanagement te hanteren. We vallen hier even terug op ADKAR (r) als referentiekader.

Spendeer voldoende aandacht om het waarom uit te leggen. Zonder Awareness is het moeilijk om doelgroepen mee te nemen in concrete acties. Naast awareness, is de ‘goesting’ minstens even belangrijk.

De wens of Desire om alternatieve werkmethodes te overwegen stijgt wanneer we de scenario’s tonen en de mogelijkheden inzichtelijk maken. De waarde van een visueel en interactief dashboard/simulatiemodel in deze fase is cruciaal.

Vervolgens moeten we de kennis (Knowledge) verzamelen. Eenmaal we een keuze maken, moeten we nieuwe werkprocedures invoeren en iedereen opleiden. Ervaring leert ons dat we vaak te snel gaan om iets te proberen zonder voldoende informatie en opleiding. De theoretische lessen moeten nu omgezet en uitgevoerd worden naar de praktijk.

Louter geïnformeerd zijn, is niet altijd voldoende om de toekomstige processen goed uit te voeren (Ability).  Continue opvolging en ondersteuning bij uitvoer zijn hierbij cruciaal. De capaciteitsmanager werkt niet alleen theoretische scenario’s uit, maar voelt de vloer, zoekt oplossingen, stuurt procedures bij en stelt collega’s in staat nieuwe werkmethodes effectief te hanteren.

En tot slot moeten we het vliegwiel aan de gang houden. Telkens stapjes zetten (Re-inforcement) en af en toe een viermoment. We mogen niet alleen focussen op alles wat nog beter kan maar ook af en toe eens blij zijn met alles wat al beter gaat. Evenveel positieve als negatieve dingen benoemen lijkt me een bijzonder leuke tip om mee aan de slag te gaan.

Gemotiveerd om hiermee aan de slag te gaan? Ik bespreek graag de mogelijke volgende stappen.

 

¹ https://kce.fgov.be/nl/verpleegkundige-bestaffing-voor-een-veiligere-zorg-in-acute-ziekenhuizen

Bedankt voor het lezen

Delen blog

More interesting articles

Insight

Logistieke chaos in het OK

Binnen het operatiekwartier waarborgen verschillende checklists en controles standaard de patiëntveiligheid, maar toch stellen we vast dat er minder aandacht wordt besteed aan de betrouwbaarheid…
Lees meer