Adequate personeelsplanning in zorg en welzijn: een bottom-up benadering

De gezondheidszorg staat onder enorme druk om de zorg kwaliteitsvol, toegankelijk en betaalbaar te houden. Niet enkel in de ziekenhuizen, maar ook op niveau van de eerstelijnszorg. In deze laatste sector verwachten we dan ook een sterke toename van de zorg én bijhorende zorgzwaarte door de vergrijzing en chroniciteit van aandoeningen. De zorgvraag wisselt bijgevolg voortdurend met bijhorende pieken en dalen in het werk van zorgprofessionals. Beschikbare medewerkers goed organiseren en inplannen – afgestemd op de reële zorgvraag – vormt ook een grote uitdaging.
Tessa De Backer

Een nijpend personeelstekort

Uit een nieuw rapport van het Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg (KCE)1 blijkt dat er de komende jaren duizenden extra verpleegkundigen nodig zullen zijn. Een tekort aan verpleegkundigen (toch wel de grootste groep van zorgberoepen) kan leiden tot toegankelijkheidsproblemen of kan gevolgen hebben voor de kwaliteit van zorg. Zo blijkt uit hetzelfde rapport van het KCE dat elke verpleegkundige in het ziekenhuis instaat voor gemiddeld 9,4 patiënten. Terwijl de internationale aanvaardbare norm voor de veiligheid van zorg ten hoogste 8 patiënten bedraagt. Bovendien blijkt dat verpleegkundigen minder vaak noodzakelijke zorg kunnen verlenen door tijdsgebrek. De hoge werkdruk zorgt er bovendien voor dat een kwart van de verpleegkundigen niet tevreden is met hun job. Eén op de tien denkt er zelfs aan om het beroep te verlaten. Ook burn-outs blijken een belangrijk gevolg te zijn van het nijpend personeelstekort en de hoge werkdruk2. Dit leidt uiteindelijk tot verlies van talent.

Plannen van shiften

De werkdruk in de gezondheidszorg is momenteel torenhoog en er is weinig instroom van nieuwe medewerkers. Daarom is het essentieel dat de inzet van verzorgend personeel en de vereiste zorg beter op elkaar afgestemd zijn. Zowel voor medewerkers als voor directie is het van groot belang om regelmatig af te stemmen of de gedefinieerde werkuren de zorgbehoefte optimaal dekken. Om dit goed te kunnen evalueren, moeten we ons bewust zijn van enkele planningsniveaus. Bij deze planningsniveaus schenken we bijzondere aandacht aan de betrokkenheid van medewerkers.

1. Capaciteitsplanning en -verdeling

Capaciteitsplanning biedt inzicht in de verhouding tussen werk en (niet-) beschikbare uren op lange termijn, zijnde 1 tot 5 jaren. Het is een verbeteringsproces dat als basis kan dienen voor het opmaken van roosters en het definiëren van het verlofbeleid. Tegelijkertijd moet er een visie worden ontwikkeld met betrekking tot de inzet en flexibiliteit die verwacht wordt van medewerkers.  Zowel naar omvang en variabiliteit van het takenpakket (bv. welke administratieve taken vallen ten laste van een verpleegkundige) als naar inzet over verschillende afdelingen (bv. in welke mate is de actuele zorgbehoefte bepalend voor de inzet van een verpleegkundige) moeten er organisatiebrede afspraken worden gemaakt.

Naast de ontwikkeling van een visie over de inzet van medewerkers, moet samen met de relevante stakeholders worden afgestemd welke werkvormen er worden aangeboden. Om de continuïteit in het zorgaanbod te garanderen, wordt er meestal gekozen om in shiften te werken. Zorgorganisaties kunnen zich innovatief opstellen door nieuwe planningsmethoden te introduceren zoals zelfroostering. Een methodiek waarbij medewerkers de mogelijkheid hebben om zelf werktijden in te vullen wat mogelijks leidt tot meer flexibilisering, een betere werk-privébalans en meer gemotiveerde medewerkers.

2. Tactische planning

Op het niveau van de tactische planning wordt de shiftenpuzzel gelegd voor een specifieke dienst of afdeling. Bij het strategisch evalueren van de mogelijke shiftpatronen moeten alle mogelijke scenario’s met een open visie worden geëvalueerd. Er worden geen scenario’s opgelegd aan de medewerkers. Belangrijk in deze fase is om de medewerkers zo goed mogelijk te betrekken zodat gedragenheid ontstaat. Het zijn immers zij die de gedefinieerde shiften zullen moeten opnemen. Deze fase verloopt doorgaans in drie stappen:

  1. Bepaal de zorgbehoefte per profiel. De inzet van medewerkers moet gebaseerd zijn op objectieve cijfers. Vul bovendien de zorgbehoefte aan met tijdsgebonden, niet-patiëntgerelateerde taken zodat het uitgetekende werkpatroon de realiteit evenaart.
  2. Betrek de medewerkers. Informeer hen over de mogelijke scenario’s en inspireer hen met voorbeelden vanuit andere organisaties om de meerwaarde van bepaalde shiftencombinaties te tonen.
  3. Leg de puzzel. Plan verschillende werksessies in met de medewerkers van een dienst of afdeling om de puzzel te leggen. Maak dit ook expliciet door bijvoorbeeld werkpatronen uit te knippen zodat visueel het effect kan worden geëvalueerd. Voorzie verschillende sessies en start met een testfase van de shiften waarin regelmatige terugkoppeling wordt voorzien.

3. Detailplanning

Het maandelijks opmaken van roosters is een tijdrovende taak. Ondersteun leidinggevenden bij het opmaken van de planning door het voorzien van slimme tools. Evalueer welke informatie in een oogopslag moet kunnen worden afgeleid en maak bijvoorbeeld een standaard, eenvoudig planningsdocument op in Excel.

Tot slot is er nog de intra-day opvolging en bijsturing van de werktijden waarbij rekening wordt gehouden met ziekte en afwezigheden.

Bij Möbius zijn we ervan overtuigd dat een participatief traject met een actieve betrokkenheid van medewerkers de personeelsinzet en -planning naar een hoger niveau kan tillen. We trachten probleemoplossend te werken en buitengewone, creatieve resultaten te behalen. En dit vanuit de mensgerichte, instinctieve benadering om te innoveren.

Wilt u ook graag eens uw personeelsplanning “omdenken” en samen met uw collega’s tijdens workshops nadenken over een betere manier van personeelsinzet en -planning? Of bent u op zoek naar een model om de planning te verbeteren? Contacteer dan zeker onze expert!

Bedankt voor het lezen

Delen blog

More interesting articles

Insight

Logistieke chaos in het OK

Binnen het operatiekwartier waarborgen verschillende checklists en controles standaard de patiëntveiligheid, maar toch stellen we vast dat er minder aandacht wordt besteed aan de betrouwbaarheid…
Lees meer