Diensten en Retail
Enterprise Excellence

ADMB

Op weg naar een cultuur van continue verbetering

Strategische uitdaging

Bij ADMB kwam men tot de constatatie dat de maturiteit met betrekking tot business process management in de organisatie niet zo hoog lag. Slechts een beperkt aantal processen waren reeds gedocumenteerd. De processen werden niet gemeten, onvoldoende in vraag gesteld in het kader van efficiëntie en effectiviteit en risicoanalyse werd slechts beperkt uitgevoerd. In 2016 wenste men hierin te investeren met ondersteuning van een externe partij.

Gaandeweg werd de interne kennis uitgebreid en werd men meer en meer overtuigd dat niet enkel het centraal team van procescoaches de verantwoordelijkheid heeft tot verbeteren, maar dat deze verantwoordelijkheid bij elke medewerker ligt. Daarom werden in 2017 verschillende initiatieven gestart om het gedrag en de cultuur tot verbeteren bij elke medewerker en elke leidinggevende in het kantorennetwerk van het sociaal secretariaat te stimuleren.

Aanpak

Vooreerst heeft Möbius de huidige procesmaturiteit geëvalueerd en samen met ADMB methodieken en tools bepaald om dit tot een hoger niveau te brengen. Er werd een team opgesteld en getraind om procesoptimalisatie trajecten te faciliteren, eerst eerder als observator tijdens pilootprojecten, nadien als volwaardige facilitator die verder werd gecoacht door een Möbius expert. Tijdens deze initiële trajecten werd telkens de nadruk gelegd op zowel het kwalitatieve aspect, alsook het kwantitatieve aspect van Lean Six Sigma. Hierbij staat de klant en diens verwachtingen steeds centraal.

Anderzijds hielp Möbius een cultuur van continue verbetering te introduceren in de kantoren van ADMB Sociaal Bureau. Hierbij werden twee zones aangeduid als piloot. In deze zones werd d.m.v. interviews en gemba walks eerst een quickscan uitgevoerd om de specifieke noden van de organisatie in kaart te brengen. Daarna, terwijl de leidinggevenden van de pilootzones door een “Lean Leadership”-traject gingen, bracht Möbius tweewekelijks een kerngroep samen bestaande uit medewerkers van de kantoren van deze zones. Tijdens deze meetings leerde Möbius aan de leden van de kerngroep een aantal relevante “Lean technieken”, zo gekozen om aan de specifieke noden van de organisatie te voldoen. Elk van deze technieken werd in minstens één van de kantoren gepiloteerd onder begeleiding en coaching van Möbius.

In 2018 wil men bij ADMB hier verder in investeren en zal volledig management van het sociaal secretariaat ondergedompeld worden in het Lean bad. Verder zullen tools en technieken worden uitgebreid en uitgediept in het kantorennetwerk.

Resultaat

In 2016 werd een team samengesteld dat vandaag op een professionele en gestructureerde manier proces optimalisatietrajecten tot een goed einde brengt. Zij hebben de nodige kennis en ervaring opgedaan en komen telkens met ambitieuze resultaten uit de workshops. Dit creëert de nodige dynamiek en enthousiasme bij hun collega’s in het kantorennetwerk en bij uitbreiding de gehele organisatie.

De medewerkers en leidinggevenden binnen de pilootzones hebben verschillende technieken geïmplementeerd, zoals een performantiebord, een verbeterbord, de A3-methodiek en persoonlijke werkorganisatie. Dit resulteerde onder andere in een beter inzicht op eigen doelstellingen en de doelstellingen van de organisatie, een reductie in het aantal openstaande mails, meer structuur en dus ook meer rust tijdens het uitvoeren van de taken etc. De medewerkers begrijpen nu hun rol met betrekking tot continu verbeteren en werken als Lean ambassadeur in de organisatie.

Werken aan een klantgerichte organisatie is werken aan een cultuur van mensen die de klant bedienen zoals ze zelf willen bediend worden. Bouwen aan een procesefficiënte organisatie is evenzeer een cultuur creëren van mensen die meedenken over de wijze waarop ze hun job elke dag weer beter kunnen doen. Jobgelukkige medewerkers en tevreden klanten gaan hand in hand. De gestructureerde aanpak van Möbius zorgt ervoor dat verbeteren nog meer wordt vervat in de cultuur van onze organisatie.

Frank Decorte, Directeur
ADMB

Bedankt voor het lezen

Contacteer onze expert

Jonathan Aelterman