Capaciteitsplanning aan de hand van een interactief dashboard

Heb je als management het gevoel dat diensten een ‘black box’ vormen en dat een globaal en objectief zicht op de werking ontbreekt? Heb je als team het gevoel dat de personeelsbezetting niet altijd in verhouding staat tot de werklast? Vormt werklast en/of werkdruk een terugkerend item bij medewerkersbevragingen? ... Herken je één of meerdere van deze vragen? Dan is de kans groot dat een vorm van capaciteitsplanning in je organisatie soelaas kan bieden. Hoe? Dat vertel ik je graag in deze blog.
Bram Gekiere

Wat is capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning gaat in essentie om vraag en aanbod, en meerbepaald het op elkaar afstemmen van de twee. Aan de ‘aanbodzijde’ breng je de personeelsbezetting in kaart: de ‘beschikbare capaciteit’. En aan de ‘vraagzijde’ breng je het uit te voeren werk in kaart: de ‘benodigde capaciteit’.

Door de variaties doorheen het jaar en de evoluties voor de komende jaren in rekening te brengen kom je tot waardevolle inzichten over een optimale inzet van het personeel.

Capaciteitsplanning, hoe begin je daar nu aan?

Start bij voorkeur met een piloottraject. Laat eerst een beperkt aantal (representatieve) diensten de oefening doorlopen. Trek er de nodige lessen uit, stuur de aanpak bij, en rol daarna uit over de rest van de organisatie. Betrek de pilootdiensten als ambassadeurs bij de verdere uitrol.

Leg van bij de start aan alle medewerkers uit waarvoor het planningsinstrument dient. Neem eventuele ongerustheden weg en waak erover dat capaciteitsplanning niet als een bedreiging gezien wordt. Wijs op de voordelen zoals een evenwichtige planning, een effectieve werking en duidelijke prioriteiten voor de dienst.

Betrek de medewerkers bij elke stap. Stel bij de opstart een werkgroep samen bestaande uit een delegatie van medewerkers uit de dienst. Zij zijn de procesexperts, zij zullen het instrument kunnen voeden en valoriseren. Stel daarnaast een overkoepelende projectgroep samen die de consistentie van het geheel (over de diensten heen) kan bewaken.

Je zal met je organisatie een aantal stappen moeten doorlopen. Volgende aanpak biedt je alvast een houvast.

  1. Spreek af hoeveel productieve uren een voltijds equivalent in je organisatie standaard op jaarbasis kan presteren. Hou rekening met feestdagen, verlof, ziekte, recup, enz.
  2. Werk de aanbodzijde (beschikbare capaciteit) uit. Vertrek van een gestructureerde personeelslijst en neem relevante informatie mee zoals prestatiebreuk en pensioenleeftijd. Hieronder zie je alvast een voorbeeld:
  3. Werk de vraagzijde (benodigde capaciteit) uit. Stel eerst een proces- en projectinventaris op. Denk in een eerste stap na over een beperkt aantal hoofdprocessen. Verfijn daarna gericht met werkprocessen/projecten en activiteitenblokken. Ga niet dieper in detail dan nodig om een zinvolle redenering over werklast en capaciteit te kunnen voeren. Laat vervolgens elke medewerker zijn of haar huidige tijdsbesteding op elk activiteitenblok aanduiden. Maak ook een prognose van hoe de werklast zal evolueren de komende jaren. Afhankelijk van de doelstelling kan je nog aanvullen met extra informatie zoals werklastparameters, seizoensvariaties en/of eenheidstijden.
  4. Denk na over de views die je wil zien. Wil je zien hoe alle processen samen doorheen het jaar in werklast variëren? Wil je voor één project kunnen zien wanneer elke projectfase start en welke medewerkers hieraan meewerken? Wil je voor een selectie van medewerkers kunnen zien met welke processen zij bezig zijn doorheen het jaar? Bouw in functie van deze verwachtingen de juiste grafieken op.
  5. Zorg voor een goede borging van het capaciteitsplanningsproces in de organisatie. Spreek af hoe het beheer van het instrument zal gebeuren. Wat zijn de rollen en verantwoordelijkheden? Wie zorgt ervoor dat het instrument up-to-date blijft? Waar en wanneer zal over het instrument gerapporteerd worden? Enz.

Wanneer je het instrument uitrolt over de volledige organisatie spreek je best een aantal organisatiebrede conventies af. Zo denk je best na over processen die overal kunnen voorkomen (zoals leidinggeven en vorming) en dus best op dezelfde manier benoemd worden. Werk een kader voor een globale procesarchitectuur uit. Trap niet in de val om te gedetailleerde procedures uit te werken. Streef naar een beperkt aantal hoofdprocessen die in één oogopslag weergeven waar een dienst voor staat. Onthou: hoe complexer de opbouw, hoe complexer het beheer. De kracht zit in de eenvoud!

Visualiseer. Plaats de kers op de taart.

Zorg voor een gebruiksvriendelijke visualisatie. Met Excel geraak je al een heel eind. Maar wil je echt de kers op de taart, ga dan voor een interactief dashboard. Hieronder zie je enkele screenshots bij wijze van voorbeeld.

 

Je kan in het dashboard algemene gegevens tonen zoals leeftijdspiramide, functietitels en voltijds equivalenten.

Je kan variaties in werklast doorheen het jaar aflezen, en filteren per proces en/of per medewerker.

Je kan prognoses voor de komende jaren bekijken en scenario’s uittesten.

De mogelijkheden zijn eindeloos.

Kortom, je planningsinstrument zal je een schat aan informatie bezorgen met het oog op organisatiebeheersing en een doordacht human resource management. Veel succes!

Bedankt voor het lezen

Delen blog