De kracht van simuleren en voorspellingsmodellen in ziekenhuizen

De gezondheidszorg is een steeds veranderende en complexe omgeving. Onder meer door technologische evoluties, veranderingen in de populatie, (on)verwachte wijzigingen in de epidemiologie en financiële veranderingen. Deze trends hebben overheden onder meer gedwongen om stapsgewijs of disruptief nieuwe ziekenhuishervormingen te initiëren: waaronder het vormen van netwerken, het realiseren van een verkorte ligduur, het afbouwen van ziekenhuisbedden, het verschuiven van zorg richting de thuisomgeving van de patiënt, telegeneeskunde, meer focus op preventie, ... Naast deze lange termijn evoluties zijn er ook nog de fluctuaties op korte termijn die zorgen voor operationele uitdagingen waaronder winter / zomer schommelingen of uitzonderlijke gebeurtenissen die het zorgsysteem onder druk kunnen zetten. Dergelijke veranderingen kunnen een grote impact hebben op de capaciteit van ziekenhuizen. En dit zowel op vlak van (verpleegkundige) diensten, personeel, materiaal als bedden. Capaciteitsmanagement is dan ook het sleutelwoord om de kwaliteit van dienstverlening en de werkdruk te kunnen blijven garanderen.
Melissa Desmedt

Het belang van simuleren

 In een vorige blog van mijn collega Peter Willen, gaven we reeds 5 belangrijke tips mee om aan de slag te gaan met capaciteitsmanagement. In deze blog willen we graag dieper ingaan op het aspect van capaciteits- en simulatiemodellen. Deze modellen laten ons toe om een dieper inzicht te creëren en om op een interactieve manier toekomstige scenario’s te anticiperen.

Een instrument dat de benodigde capaciteit voorspelt, kan ziekenhuizen immers ondersteunen bij het nemen van belangrijke, strategische beslissingen. Bovendien kan het ook leiden tot de identificatie van knel- en verbeterpunten. Het is belangrijk om een flexibel model te ontwikkelen dat aan de hand van alternatieve (what-if) scenario’s met verschillende invoerparameters en voor meerdere tijdsframes, de operationele effecten op korte termijn en de strategische besluitvorming op lange termijn kan simuleren. Het hoeft geen betoog meer dat sensitiviteit van een systeem om om te gaan met onverwachte gebeurtenissen in belangrijke mate de kwaliteit van een scenario bepaalt.

 

De wijze van simuleren

Tot zover de theoretische uiteenzetting. Hoe pakken we deze simulaties in de praktijk aan én hoe kan zo’n capaciteitsmodel er uit zien.

De belangrijkste vraag die voorafgaat aan de ontwikkeling van een capaciteits- en simulatiemodel is de probleemstelling rondom een bepaalde situatie. Mogelijke voorbeelden hiervan zijn:

  • Wat is de verwachte groei in aantal opnames per APR-DRG en de impact hiervan op de toekomstige beddenbehoefte; rekening houdend met historische gegevens, demografische evoluties én mogelijke groeivoeten?
  • Hoe kan ik mijn capaciteit op een flexibele manier aanpassen om zo in te spelen op onverwachte gebeurtenissen?
  • Wat is de behoefte aan bedden per discipline voor de komende 6 weken, rekening houdend met geplande opnames en een voorspelling van de ongeplande opnames?
  • Hoe kan mijn capaciteit minder schommelingen vertonen en wat kan een mogelijke impact van een aangepaste OK planning zijn?
  • Hoe kan ik mijn planning aanpassen zodat ik wachtlijsten kan reduceren? En dit in functie van de prioriteiten die ik als ziekenhuis kies.
  • Hoe kan ik mijn verpleegafdelingen zo organiseren dat we de beste kwaliteit (geen foutliggers) kunnen realiseren?
  • In welke mate is er (in kader van een samenwerking binnen het ziekenhuisnetwerk of een ambulante shift) een wijziging in beddencapaciteit mogelijk voor een bepaalde afdeling?
  • Wat is de impact van een opname- en ontslaglounge op opname- en ontslagtijdstip en (piek) bedbezetting van een afdeling?

Het is hier zonder twijfel belangrijk om onderscheid te maken tussen een dagdagelijkse opname- en ontslagplanning en een simulatie-/capaciteitsmodel dat toelaat om op middellange en lange termijn verschillende scenario’s met elkaar te kunnen vergelijken.  In functie van de vragen die je beantwoord wil zien (herverdeling van bed- of OK-capaciteit vs optimalisatie opname- en ontslagregels) en binnen welke tijdshorizon (week-of maandbasis versus dag- of uurbasis) gebruik je het meest geschikte model.

Het gebruik van lineaire calculaties/optimalisaties in combinatie met simulatietechnieken die rekening kunnen houden met de specificiteit en onzekerheden van elk scenario, is een goede praktijk om middellange- en lange termijn scenario’s met elkaar te vergelijken en om capaciteit op de middellange termijn af te stemmen op de behoeften (poli, beddenhuis, OK, …) van alle betrokken actoren (netwerk, directie, artsen, verpleging, …).

Daarnaast is het belangrijk om de juiste invoerparameters te identificeren om zo het voorspellingsmodel te voeden: veranderingen in marktaandeel, demografische evoluties, wijzigingen in epidemiologie, regionale parameters, overheidsbeslissingen, aankomstpatronen, variabiliteit in ligduur, verdeling over ziekenhuizen (netwerkdynamiek) en afdelingen (opdeling afdelingen), …

Tot slot biedt de visualisatie van het voorspellingsmodel in de vorm van een interactief dashboard, het ziekenhuis een referentiekader in (het structureren van) de besluitvorming en kan het helpen om een draagvlak te creëren voor besluiten die genomen moeten worden. Onderstaand voorspellingsmodel geeft bijvoorbeeld de verwachte groei in aantal klassieke opnames per APR-DRG en MDC weer voor 2030; rekening houden met historische gegevens, demografische evoluties en opnameratio’s. Dit is een dashboard dat belangrijk is voor de bestuurskamer en laat toe om op netwerk- en ziekenhuisniveau de benodigde capaciteit te voorspellen.  Op dit niveau is het ook belangrijk noodscenario’s te testen en af te zetten ten aanzien van de benodigde capaciteit.

 

Daaraan gekoppeld, zien we in onderstaand dashboard de impact hiervan op de toekomstige beddencapaciteit; dit voor elke kenletter en per APR-DRG / MDC.

 

 

In het laatste voorbeeld van het interactief dashboard kunnen we op basis van de momentane bedbezetting de capaciteit van afdelingen voorspellen. Vervolgens kunnen we aan de hand van enkele scenario’s kijken welke afdelingen we kunnen combineren met oog op een optimalere inzet van verpleegkundige capaciteit. Dit is een dashboard dat typisch kan gebruikt worden op niveau van de directie en/of op niveau van de cel (opname)planning. De mate waarin we ons optimaal organiseren, bepaalt het comfort van de opnameplanner.

 

Wilt u ook graag aan de slag gaan met simuleren / voorspellen? Geef gerust een seintje en ik bespreek graag samen met u de volgende stappen.

Bedankt voor het lezen

Delen blog

More interesting articles

Insight

Zorglogistiek is geen eiland

Het logistieke takenpakket is veel meer dan het verplaatsen van kartonnen dozen met materiaal vanuit de vrachtwagen van de leverancier in het juiste rek van…
Lees meer