De sterilisatieafdeling van morgen

De centrale sterilisatie (CSA)-afdelingen in ons land staan voor verschillende uitdagingen. Ten eerste staan er zware (vervangings)investeringen in infrastructuur, machines en bijhorend materiaal voor de deur. Dit is voornamelijk een grote uitdaging voor kleinere sterilisatieafdelingen, gezien zij aan dezelfde voorwaarden moeten voldoen als de grote afdelingen. Ten tweede brengen de opgelegde vereisten inzake de traceerbaarheid van sets de aankoop en nodige implementatie van aangepaste software met zich mee.
Benjamin Lelubre

Vele sterilisatieafdelingen grijpen deze uitdagingen aan als opportuniteit om enerzijds de flows en de registratie van de sets doorheen de vuile, reine en steriele zone te optimaliseren en anderzijds de samenstelling van de sets kritisch in vraag te stellen. De veranderingen die hiermee gepaard gaan, vergen grote inspanningen en specifieke vaardigheden van de CSA-verantwoordelijken. Deze vaardigheden (oa. opzet en begeleiding van veranderingen) zijn vandaag echter niet altijd voorhanden. Verder is een visie op de toekomstige werking, al dan niet op netwerkniveau, essentieel om een gefaseerde overgang (kosten)efficiënt en effectief te kunnen laten verlopen.

Bij de aankoop van nieuwe machines is het belangrijk om rekening te houden met een aantal zaken, de technische aspecten (koppeling met het huidige traceringssysteem, evalueren van parameters, benodigde certificaties, …), de huidige en potentieel toekomstige capaciteit (een stijging van activiteit in het OK van 3% kan leiden tot een verhoging van de werkdruk in CSA met 10 %), de flow van sets doorheen de CSA (zowel de standaard flow als bij onderhoud of eventuele pannes) en ten slotte de onderhoudscontracten (kosten, service level bij pannes, nood aan onderhoud,…).
Waarom is de traceerbaarheid van sets en het bijhorend systeem nu zo belangrijk voor ziekenhuizen? Wel, deze laatsten zijn door de overheid verplicht om alle sets te traceren binnen sterilisatieafdelingen. Mogelijks komt er binnenkort zelfs een verplichting voor traceerbaarheid op instrumentniveau.
Daarenboven moet elke CSA-afdeling een duidelijke digitale strategie uitdragen ten gevolge van de transitie naar het elektronisch patiëntendossier (EPD). De digitale overgang zet een grote werkdruk op de CSA-verantwoordelijken en hun medewerkers, belangrijk is om hen tijdens het veranderproces hen zoveel mogelijk te ontlasten van niet-inhoudelijke taken en voldoende aandacht te besteden aan het change management binnen de afdeling.

Naast het belang van inhoudelijke functionaliteiten van traceringprogramma’s (scanmomenten, evaluatie volledigheid van de set, voorziening was- en reinigingsinstructies, opties voor losse instrumenten en leensets enzovoort) moet ook de compatibiliteit met het EPD geëvalueerd worden: Kan het CSA-programma gekoppeld worden met het EPD-programma en kan de gebruikte set eenvoudig worden toegekend aan een ingreep? Er moet daarbij ook worden stilgestaan bij de communicatie tussen de programma’s, enkele voorbeelden:
– Kan een set gereserveerd worden voor ingrepen in de OK-planning?
– Kan het tijdstip van een ingreep bepalen wanneer een set gesteriliseerd wordt?
– In welke mate kan het OK opvolgen waarde set zich bevindt in het sterilisatieproces?
– Heeft CSA toegang tot het operatieprogramma?

Indien we de flow binne n een CSA-proces willen optimaliseren, moeten we vooreerst de doorlooptijd (bij voorkeur zo kort mogelijk en constant), de kwaliteit (zo hoog mogelijk en constant) en het gebruik van de beschikbare capaciteit (de shiften van de medewerkers, het vullen van de wasmachines, …) grondig evalueren. Gezien de aankomststroom van materiaal binnen CSA variabel in tijd, hoeveelheid en complexiteit is, is het van belang om te starten met een beoordeling of de processen voor het toeleveren en het werken van sets optimaal verloopt. Enkel in dat laatste geval kunnen machines efficiënt gebruikt worden.
Efficiëntie moet niet alleen doorvertaald worden in het gebruik van machines, maar moet in elke fase van het CSA-proces gegarandeerd worden. Daarom is het van cruciaal belang dat werkwijzen onderling worden afgestemd (bv. gestandardiseerde a fspraken in het gebruik van de verschillende machines en het gebruik werkposten), dringende sets goed gedefinieerd en uitgevoerd worden (bv. opzetten van een aparte stroom, aanduiden van sets), verpakkingsmethoden continu geëvalueerd worden (containers, verpakking, laminaat), materiaal een geschikte locatietoewijzing kent (roosters, manden en dergelijke) enzovoort. Het ziekenhuis van Jolimont en het CHR Citadelle hebben een gestandardiseerde werkmethode voor machines uitgewerkt en trachtten daarbij activiteiten zonder toevoegde waarde zo veel mogelijk te elimineren.

Ten slotte moet er worden nagedacht over de voordelen van het centraliseren van CSA-activiteiten op netwerkniveau. In geval van samenwerking op netwerkniveau kunnen de kosten worden verdeeld, kan er meer optimaal gebruik worden gemaakt van de beschikbare sets en de capaciteit van de mederwerkers (schaalvoordelen) en kan er meer geïnvesteerd worden in kwaliteit. Met behulp van business cases moeten verschillende uitdagingen op vlak van logistiek, tracering en service onder de aandacht worden gebracht, zodat er met een open blik naar de toekomst gekeken kan worden. Ervaring leert ons dat er daarbij voldoende ingezet moet worden op de HR-component binnen deze samenwerking (zowel op vlak van statuten als op vlak van governance) en dat er een duidelijke visie op werken met standaard materialen moet bestaan.

Bedankt voor het lezen

Delen blog