Strategische uitdaging

De DCMR Milieudienst Rijnmond werkt aan een veilige en leefbare omgeving voor 1,2 miljoen inwoners van het Rijnmondgebied. In opdracht van 15 gemeenten en de provincie Zuid-Holland, houdt de DCMR toezicht op ruim 26.000 bedrijven in dit gebied. Het gaat hierbij om het verlagen van de milieubelasting van bedrijven en het verhogen van de milieukwaliteit. De dienst doet dit door het maken van vergunningen, het opleggen en controleren van milieu- en veiligheidsregels, het adviseren over milieu en op te treden bij incidenten.

Om deze taken goed uit te kunnen voeren en zich daarnaast klaar te stomen voor maatschappelijke ontwikkelingen, zoals de Omgevingswet, wil de DCMR zijn processen verder optimaliseren. Een van de speerpunten daarbij is de samenwerking tussen inhoudelijke medewerkers (adviseurs, vergunningverleners, toezichthouders, etc.) en medewerkers die het proces ondersteunen. Dit, om er voor te zorgen dat inhoudelijke medewerkers vooral met de inhoud bezig kunnen zijn en de administratieve zaken zoveel mogelijk door de procesondersteuners worden uitgevoerd.

Aanpak

Om de samenwerking te kunnen optimaliseren werden gefaseerd alle processen aangepakt, door middel van workshops en interviews met DCMR medewerkers en leidinggevenden. Waar nodig werden benodigde ondersteundende diensten (zoals informatisering (systeemkwesties) en personeelszaken (capaciteitszaken)) betrokken.

  • Fase 1: Voorbereiding en scope. In korte tijd werden alle DCMR processen in beeld gebracht en gescoord op selectiecriteria, wat leidde tot een fasering voor het verdere verloop van het project.
  • Fase 2: Inventarisatie, opstellen implementatieplannen & akkordering. Op basis van richtinggevende uitgangspunten, zijn de huidige processen en pijnpunten in kaart gebracht en werden verbetermogelijkheden geïdentificeerd en gekwantificeerd. Elke verbetermogelijkheid werd beoordeeld op winst, voordelen en nadelen, en voorzien van benodigde vereisten om de verbetering door te kunnen voeren. Dit diende als basis voor het implementatieplan per proces. De plannen werden vervolgens door een vertegenwoordiging van de werkvloer en DCMR management gevalideerd en geakkordeerd en eventueel benodigde aanpassingen werden in de tussentijd uitgezocht en doorgevoerd.
  • Fase 3: Implementatie. Op basis van de implementatieplannen is met medewekers aan de slag gegaan om gefaseerd en waar mogelijk geclusterd naar bijvoorbeeld proces, type verbetering of betrokken medewerkers de verbeteringen te realiseren. Implementatie werd centraal begeleid en aangestuurd. Bij grote of complexe veranderingen werd gestart met een pilot, voordat verder werd opgeschaald. Na een tijdje op de nieuwe manier gewerkt te hebben, volgde een evaluatie en werd indien nodig bijgestuurd.

Resultaat

Tijdens de workshops werden, verspreid over de DCMR-processen, 148 verbetervoorstellen geïdentificeerd. Het ging hier om een groot aantal quick-wins en diverse omvangrijkere verbeteringen. Na uitwerking, validatie en akkordering bleven 112 verbetervoorstellen over. Deze 112 verbeteringen zijn- of worden gefaseerd in de loop van 2017 en begin 2018 doorgevoerd.

Winst is bijvoorbeeld te vinden in verlaagde doorlooptijd door wegnemen van overdrachtsmomenten, verhoogde kwaliteit en uniformiteit van output, verhoogde efficiëntie door taken te centraliseren en lagere kosten door taken bij medewerkers met een lagere loonschaal neer te leggen.

Bedankt voor het lezen