Society
Sociaal kapitaal en Organisatie

Gemeente Oosterhout

Beter doen met minder mensen

Strategische uitdaging

De gemeente Oosterhout wilde haar dienstverlening verbeteren en de bedrijfsvoering moderniseren, en in één moeite ook nog eens besparen op personeel.

De geldkraan werd door hogerhand een kwartje verder dichtgedraaid en de crisis vergrootte tegelijk de vraag om uitkeringen. Om die twee uiteinden aan elkaar te knopen, moest er bezuinigd worden, concludeerde de politiek van Oosterhout. Hoe, dat lieten ze aan de ambtelijke organisatie over. Daar leefde de ambitie om de bedrijfsprocessen te moderniseren en de burger een betere dienstverlening aan te bieden, ondanks de besparingen.

“We wilden beter doen met minder mensen”, vat Mariska Asmus, directeur middelen en dienstverlening, het samen.

Aanpak

De Lean-wereld

Het hele project steunde op de Lean-expertise van Möbius: processen onder de loep nemen en ze slanker en slimmer maken. Het klinkt simpel maar er zit een hele wereld achter: werklastmeting, roosters opstellen, taken analyseren,… het heeft de gemeente Oosterhout als organisatie meer inzicht gegeven in wat ze doen en hoe ze het doen.

Meebewegen is verstandig

Al van in het begin was duidelijk dat er een besparing op FTE’s zou plaatsvinden. Gedwongen ontslagen waren er echter niet. Sommige medewerkers vonden het idee van werkverbreding erg leuk, andere hebben niet veel op met verandering en blijven liever zitten waar ze zitten. Die medewerkers werd uitgelegd dat het werk nu eenmaal evolueert. Soms vallen er functies weg en is het verstandig om mee te bewegen en flexibel te zijn.

De juiste focus

Door de dienstverlening op de juiste elementen te focussen, werd de efficiëntie en effectiviteit enorm verhoogd. Je zet bijvoorbeeld veel capaciteit in op een plek waarvan de burgers het gevoel hebben dat ze echt geholpen worden en dat blijkt ook nog eens veel beter te werken.

Resultaat

Samenwerking met Möbius heeft geleid tot volgende concrete resultaten:

  • Al direct in het eerste jaar zagen we de eerste opbrengsten en na 4 jaar zal de investering helemaal terugverdiend zijn.
  • Na die 4 jaar levert deze operatie jaarlijks een besparing van 900.000 € op.
  • De afdeling Werk & Inkomen verminderde de instroom in de uitkering met 34% en de uitstroom naar regulier werk verbeterde met 11%. Tevens werd van 33 naar 3 werkprocessen gegaan.
  • Dankzij het deelproject Eerste lijn worden er nu al 6 producten aan de balie afgehandeld. Ook de ondersteunende processen zoals een rooster op basis van werklast en bezoekersstromen, prestatiebeheer, tevredenheidsmeting,… zijn nu aan de orde van de dag.
  • De inkomende post is volledig gedigitaliseerd (met uitzondering van reclame en magazines) en 85% van de uitgaande post is gedigitaliseerd

Door de dienstverlening op de juiste elementen te focussen kan je de efficiëntie en effectiviteit enorm verhogen.

Mariska Asmus, Directeur Middelen en Dienstverlening
Gemeente Oosterhout

Bedankt voor het lezen