Society
Digitale transformatie

Hoe PIVO haar IT strategie drastisch omzwaait en zich versmelt met de toekomst

Om een nieuwe weg in te slaan en het PIVO klaar te stomen voor de toekomst, bouwden we samen een holistische proces architectuur en een future-proof IT-strategie.

Een nieuw hoofdstuk voor het PIVO

PIVO, het provinciaal instituut voor vorming en opleiding in Vlaams-Brabant (website), geeft tal van opleidingen en trainingen aan zowel private als publieke organisaties in de regio. De laatste tijd merkte PIVO dat het niet steeds kon bijbenen met technologische innovaties, nieuwe leermethodes, strengere regulering en hogere verwachtingen van de klant.

Behoeftes die reeds uit het verleden gekend waren. Het besef groeide echter nog sterker nadat het instituut blended learning methodes wou toepassen in al haar scholen. De bestaande IT-architectuur beantwoordde niet meer aan de nieuwe noden, alsook de ontstane evoluties en was daardoor niet genoeg afgestemd op de kernactiviteiten. Op termijn leidde dit zelfs tot een fragmentatie en onbeheersbaar kluwen van applicaties en platformen wat uiteindelijk inefficiëntie in de hand werkte.

Om een nieuwe weg in te slaan en het PIVO klaar te stomen voor de toekomst, vroeg de dienst Informatica samen met het PIVO de hulp van Möbius om hun volledige IT-strategie uit te tekenen. We bouwden samen een holistische proces architectuur en een future-proof IT-strategie.

Vergaande verbetering

Als eerste stap creëerden we een langetermijn visie die doorsijpelt in alle scholen. Daarna ontwierpen we een strategie, in staat om vergaande verbeteringen door te voeren. De focus lag voor deze oefening op de volgende vier pijlers:

  1. Ken je klant

    Van bij het begin van dit project was het cruciaal om ons een beeld te vormen van de klant, of het nu ging om docenten, studenten of externe organisaties. We maakten verschillende klantenprofielen op voor PIVO, brachten zogenaamde customer journeys in kaart en pasten NPS-scoring toe.

  2. Holistisch detaillistisch

    Aan de hand van macroprocess mapping werd de ganse operationele machine ontleed en verkregen we een holistisch beeld van het PIVO-leercentrum. En om een volledig beeld te hebben van de organisatie en processen besteedden we ook de nodige aandacht aan de details.

  3. Trek iedereen mee

    We zorgen voor elk project dat iedereen van begin af aan mee is en dat er een breed draagvlak is. Dat doe je ook door samen te werken met de klant. Daarom ligt de focus altijd op co-creatie tijdens al onze opdrachten. Om sterke consensus te behalen voor de toekomstige IT-strategie van PIVO organiseerden we ook infosessies en organisatiebrede workshops.

  4. Onderzoek

    We willen PIVO alle middelen geven om voorbereid te zijn op haar nieuwe werking en IT-noden. Met een uitgebreid marktonderzoek konden we een lijst opstellen van verschillende software providers en applicaties. Via essentiële criteria kan PIVO evalueren welke van deze het best aansluit op hun ambities.

Op basis van de output van deze trajecten kon PIVO finaal kiezen uit verschillende toekomstscenario’s. Om dit te vergemakkelijken werd een brede workshop opgezet met gamification als hefboom. Zo konden we gemeenschappelijke doelstellingen visualiseren, bottom-up consensus creëren, en noodzakelijke succesfactoren identificeren om de veranderingen door te voeren.

Geslaagd

Het project bracht goede resultaten voort:

  • PIVO ontwikkelde zakelijke doelstellingen met een breed gemeenschappelijk draagvlak. Iedereen in de organisatie is nu ook bewust over hoe ze die doelen moeten bereiken en welke impact ze hebben op de huidige processen en structuren.
  • PIVO heeft nu een doordacht strategisch IT-plan om de zakelijke doelstellingen te ondersteunen met een goed begrip van de noodzakelijke eisen om toekomstige leer- en ontwikkelingstools te bepalen.
  • PIVO kan nu focussen op continue verbetering met de juiste mentaliteit om de kleine dagdagelijkse verbeteringen en doorbraken te accepteren.

Eeuwige student

Elke structuur die continu streeft naar perfectie kan zichzelf heruitvinden door verandering te omarmen. Met de ondersteuning van Möbius kan PIVO nu de mogelijkheden van blended learning beter inschatten en toepassen. Ook als deze een grote impact heeft op hun huidige structuren.

De invloed van technologie op een organisatie moet u zien als een continu proces en niet zozeer een eenmalige ingreep. Want de technologie van vandaag is niet meer de technologie van morgen. Het is een proces dat voortdurend aandacht vergt. Maar met een heldere visie, een eenvoudige strategie en vastberadenheid, geraakt u gemakkelijk doorheen het proces.

Heeft u een wendbare strategie voor de toekomst?

De samenwerking met Möbius verliep heel vlot en laagdrempelig. We verkregen een volledig overzicht van noden en mogelijkheden voor een toekomstige uitbouw van een geschikt ICT-platform op maat van PIVO. Het resultaat is een toekomst- en klantgerichte digitale ontsluiting en uitwisseling van informatie alsook e-opleidingen.

Jos De Boeck, Algemeen Directeur
PIVO

Bedankt voor het lezen

Contacteer onze expert

Peter De Clerck

Delen case