Integratie leidt tot vernieuwde dienstverlening

Met het oog op de inkanteling van het OCMW in de gemeente maakten gemeente en OCMW Buggenhout al in 2016 de duidelijke keuze om te werken aan een geïntegreerd lokaal bestuur. Ze grepen deze integratie aan om zowel hun interne organisatie als de dienstverlening voor de burgers te evalueren en volledig te hertekenen. Op 25 april 2019 opende het vernieuwde gemeentehuis van Buggenhout met een geïntegreerd en geoptimaliseerd aanbod van gemeente en OCMW.
Danielle Dewickere

Een eerste fase in dit veranderingstraject bestond uit het uittekenen van een personeelsformatie en een organogram voor een eengemaakte structuur gemeente-OCMW. Via oriënterende gesprekken en interactieve visiesessies bepaalden we de toekomstvisie en structuur voor het geïntegreerd bestuur. Klankbordsessies lieten ons toe dit af te toetsten in de hele organisatie.

Op basis van deze toekomstvisie kozen gemeente en OCMW Buggenhout voor een nieuw dienstverleningsconcept, waarbij de burger centraal staat en gemeente en OCMW hun dienstverlening geïntegreerd aanbieden. Möbius bood advies en ondersteuning bij verschillende facetten zoals het opmaken van een product- en dienstencatalogus en de toekomstige loketmap. Een inspiratiebezoek aan gemeente en OCMW Wetteren liet de collega’s toe zich de nieuwe werking in de praktijk voor te stellen.

Via een uitgekiend communicatieplan hield de communicatiedienst van Buggenhout gedurende het hele traject zowel intern als extern betrokkenen op de hoogte. Om de medewerkers zelf hun toekomst te laten vormgeven, organiseerden we naast een vaste projectgroep ook werksessies en infomarkten. We pasten ons steeds aan het tempo van de organisatie aan en zorgden zo voor een vlotte overgang naar de nieuwe manier van werken.

We ondersteunden tot slot de vertaling van het nieuwe concept in infrastructurele eisen voor het balieplein, de samenstelling en opleiding van een klantenbegeleidingsteam, het in kaart brengen van de vereisten voor technologische ondersteuning en de organisatie van de fysieke verhuisbewegingen van de diensten.

Dankzij een vernieuwde website, digitalisatiegolven en de installatie van een afsprakenmodule kunnen burgers van Buggenhout nu heel wat zaken digitaal aanvragen, via afspraak terecht op één locatie voor gemeente en OCMW, en behoren lange wachttijden tot het verleden.

Tijdens het traject konden gemeente en OCMW Buggenhout rekenen op onze jarenlange ervaring rond dienstverlening binnen lokale besturen en integraties in het algemeen. Via onze gestructureerde projectopvolging realiseerden we:

  • Een eensgezinde toekomstvisie voor de geïntegreerde organisatie met bijzondere aandacht voor de klanten en medewerkers;
  • Een geëvalueerde personeelsformatie en een uitgewerkt organogram voor een eengemaakte structuur gemeente-OCMW;
  • Een grondig besproken en doorgerekend nieuw dienstverleningsconcept, inclusief de oprichting van een klantenbegeleidingsteam, nieuwe infrastructuur en technische toepassingen.

Gemeente en OCMW Buggenhout zijn met de implementatie van het nieuwe dienstverleningsmodel en de centralisatie van de dienstverlening op één locatie een nieuw tijdperk ingetreden waar de burger echt centraal zal staan. Grote dank aan de medewerkers van Möbius voor de professionele begeleiding, de intensieve opvolging, het trekken, duwen en lossen op de juiste momenten, het vele opzoekingswerk en de waardevolle adviezen.

Wouter Vermeiren, adjunct-directeur
Gemeente en OCMW Buggenhout

Bedankt voor het lezen

Delen case

Ontdek meer cases