Gezondheidszorg
Enterprise Excellence

Jan Yperman Ziekenhuis

De weg naar een lean organisatie

Strategische uitdaging

Het Jan Yperman Ziekenhuis kent een groeiende patiëntenpopulatie. Tegelijk kampen ziekenhuizen met dalende budgetten én een tekort aan verpleegkundigen op de arbeidsmarkt.

De ‘lean’-oplossing schuilt in de opeenstapeling van kleine verbeteringen, die samen een gigantische impact hebben. Volgende uitdagingen werden vooropgesteld:

  • de tijd besteed aan directe zorg voor de patiënt verhogen onder meer door niet-waarde toevoegende activiteiten te vermijden of anders te organiseren.
  • de tevredenheid van de patiënten en de medewerkers verhogen.
  • de verpleegkundigen breder inzetbaar maken door het standaardiseren van bepaalde taken en materialen.

Aanpak

In een eerste fase implementeerde Möbius de lean-methodiek in drie afdelingen: geriatrie, heelkunde en het oncologisch dagziekenhuis. Dit vormde het pilootproject voor de latere implementatie van lean op alle verpleegafdelingen.

Bottom-up

Om een breed draagvlak te creëren betrok men de medewerkers zoveel mogelijk bij de implementatie. Zo werden alle verpleegkundigen drie uur lang ondergedompeld in een ‘lean-bad’. Aan de hand van theorie, praktische voorbeelden en toepassing van de lean-principes werden zij zich bewust van de verschillende vormen van verspillingen in hun dagelijkse werkzaamheden.

Olievlekstrategie

Deze strategie houdt in dat men klein begint, om vervolgens ‘slim’ uit te rollen over andere afdelingen. Het warm water telkens opnieuw uitvinden heeft geen zin. Gedurende het volledige proces gaat veel aandacht uit naar communicatie en streeft men een ‘besmettingseffect’ na. Enthousiaste medewerkers die elkaar aansteken.

Screening van de drie afdelingen

In een eerste fase bracht een groepje verpleegkundigen, met ondersteuning van Möbius, de volledige gang van zaken op hun afdeling in kaart. Hiervoor werden verschillende technieken gebruikt:

  • uitvoeren van patiënteninterviews.
  • in kaart brengen van de tijdsbestedingen en de verstoringen van verpleegkundigen via multimomentopname.
  • meten van de medewerkerstevredenheid.
  • 5S check en verzamelen fotomateriaal.
  • tijdregistratie om inzicht te krijgen in de Value Added en Non Value Added activiteiten op het oncologisch dagziekenhuis.

Opstellen van een verbeterplan

Vervolgens presenteerden de verpleegkundigen de resultaten aan hun collega’s op de afdeling en werd er samen nagedacht over concrete verbeterpunten.

Aan de slag

De aanpak van de verbeterpunten verschilde naargelang de ‘grootte’: kleine, dagelijkse problemen werden verholpen met het verbeterbord, terwijl men verbeterpunten waaraan binnen het team gewerkt kon worden, aanpakte met de lean A3-techniek.

5S als basis: de optimalisatie van de organisatie van de afdelingen met behulp van 5S-techniek

De verpleegkundigen kregen een korte opleiding 5S en gingen vervolgens aan de slag om de werkruimtes optimaal in te richten. Resultaat? Minder loopafstanden, verwijdering van overbodig materiaal en minder tijdverlies bij het zoeken door het toekennen van een vaste plaats aan al het materiaal.

Lean A3-methodiek voor het aanpakken van afdelingsprojecten

Met behulp van de lean-A3 methode gaat men eerst op zoek naar de echte oorzaken om daarna oplossingen te formuleren. Daardoor ontstaat meer focus, meer commitment (inspanningen) en minder papier.

Zo werd voor het dagziekenhuis een nieuwe manier voor het inplannen en begeleiden van patiënten uitgewerkt. Dit resulteerde in tijdwinst door een vereenvoudiging in de administratie, maar ook in een meer overzichtelijke en bruikbare planning.

Resultaat

De samenwerking met Möbius heeft geleid tot de volgende concrete resultaten:

  • Beter georganiseerde afdelingen.
  • Borging van de resultaten en afspraken over opvolging.
  • Een cultuur van continue verbetering (door de besprekingen aan het verbeterbord, het oppakken van kleine verbeterprojecten op de afdeling, het implementeren en opvolgen van 5S…).
  • Hogere medewerkerstevredenheid.

De drive die er gekomen is in de organisatie en de afdeling zorgt ervoor dat ook andere afdelingen goesting hebben om ook lean te implementeren in hun eigen afdeling.

Eddy Delporte, Kwaliteitscoördinator
Jan Yperman Ziekenhuis

Bedankt voor het lezen

Contacteer onze expert

Peter Willen