Klinische biologie: Processen modelleren om centralisatie te evalueren

Het Universitair Laboratorium Brussel (LHUB-ULB) deed beroep op Möbius voor de concrete uitwerking van de overdracht van activiteiten zoals zoals bepaald in het medisch plan.
Nicolas Claus

STRATEGISCHE UITDAGING

LHUB-ULB voert de klinische biologie-activiteiten uit van verschillende grote Brusselse ziekenhuizen: UMC Sint-Pieter, UVC Brugmann, Instituut Jules Bordet, UKZKF en ULB Erasmus Ziekenhuis. Laboratoriumactiviteiten voor deze ziekenhuizen worden gecentraliseerd aan de Hallepoort en in drie andere centra voor eerstelijnszorg in Anderlecht, Horta en Schaarbeek.

Gezien de wetgeving is de LHUB-ULB verplicht om het uitvoeren van dringende onderzoeken te blijven voorzien in de drie eerstelijnscentra. Er wordt uiteraard naar gestreefd om zoveel mogelijk centraal te organiseren en om de activiteiten in de drie eerstelijnscentra te harmoniseren, een ambitie die ook werd omschreven in het medisch plan. Hiervoor vroeg de LHUB-ULB aan Möbius om enerzijds de verschillende flows van de huidige bloedtubes te modelleren en anderzijds de beperkingen en mogelijkheden voor centralisatie te identificeren.

 

AANPAK

Naast de modellering van de verschillende flows, werd ook de toekomstige werking van de centra bepaald. De actoren van de verschillende laboratoria werden hier zoveel mogelijk bij betrokken zodat ze elkaars werking ook beter leerden kennen. Het project werd opgedeeld in vier fases:

  1. Modelleren van de huidige flows van de bloedtubes

In deze fase onderstrepen we het belang om, van bij het begin, het verwachte detailniveau van de AS IS flows te definiëren. Een externe kijk laat toe om een nieuwe blik te werpen op de uitgevoerde activiteiten en kan er bovendien over waken dat men niet blijft steken in een te hoog detailniveau.

Voor bepaalde actoren die hun activiteit zeer gedetailleerd willen documenteren, zal het detailniveau van een modellering niet volstaan. In dit geval raden we aan om duidelijk aan te geven hoe de gemodelleerde flows te beheersen binnen de verwachtingen van het project. Indien gewenst kunnen bepaalde flows later nog  gedetailleerder worden uitgetekend, bijvoorbeeld voor een kwaliteitsbenadering die vereist is voor het behalen van de ISO15189 norm.

  1. Kwantificeren van de huidige flows

De flows van de bloedtubes werden op verschillende niveaus beschreven: de soorten bloedtubes (volumes, types,…), de overweging van de Turn-around-Time (TaT) en de aankomst van de bloedtubes op elk essentieel punt in de preanalytische, de analytische en de postanalytische fase. Dit was zowel belangrijk voor de identificatie van de knelpunten in de huidige flows als voor de centralisatiemogelijkheden, rekening houdend met de maximale capaciteit.

De tijdsinvestering in deze fase mag niet worden onderschat, met name vanwege de verschillen in databasestructuren en specifieke instellingen tussen de verschillende afdelingen.

  1. Identificeren van de opportuniteiten voor centralisatie

Vervolgens organiseerden we interdisciplinaire en intersectorale workshops waarin de verschillende actoren de kans krijgen om met elkaar kennis te maken en informatie uit te wisselen om uiteindelijk tot een harmonisatie van de werkmethodes te komen.

Tijdens deze sessies werden de gemodelleerde flows gevalideerd en samengelegd om een  beeld te krijgen van de volledige flow (bv. corelab chemie, coagulatie of immunologie). Dit maakte een gegronde discussie mogelijk over de kansen en beperkingen gelinkt aan de centralisatie van activiteiten.

Bijvoorbeeld: Hoe kan men de preanalytische werklast over de gehele stroom spreiden om knelpunten op het centrale platform te voorkomen? Wat zijn de beperkingen op vlak van de transportgerelateerde opslag van tubes naar dit centrale platform?

  1. Implementeren van opportuniteiten en de integratie van de veranderingen in de verschillende laboratoria

De aangeduide opportuniteiten werden geprioriteerd, en vervolgens via werkgroepen geïmplementeerd in de werking. Tegelijkertijd werd gezorgd voor een samenwerkingsverband met de kwaliteitsafdeling van de laboratoria om ervoor te zorgen dat de verschillende gemodelleerde flows regelmatig en indien nodig kunnen worden bijgewerkt.

 

RESULTAAT

Met de deelnemers werden de verschillende flows van bloedtubes gemodelleerd en gevalideerd. We hebben ook een diepgaande analyse van de databasestructuren van elk activiteitencentrum uitgevoerd om een ​​kwantificering voor te stellen van de totale cross-site-stroom van de tubes.

Ten slotte werden de beperkingen en mogelijkheden voor centralisatie geïdentificeerd, geclassificeerd en geprioriteerd. Dit heeft geleid tot de identificatie van “projecten”, waarvan de implementatie wordt uitgevoerd door specifieke werkgroepen.

Möbius heeft het project op een gestructureerde manier aangepakt. We hebben het enorm gewaardeerd dat alle teams mee werden betrokken in de analyse, waardoor de bruikbaarheid van de verzamelde gegevens meteen ook intern werd gecontroleerd. Het resultaat voldeed volledig aan onze verwachtingen.

Jacques Vanderlinden - Algemeen directeur
LHUB-ULB

Bedankt voor het lezen

Delen case

Ontdek meer cases

Case
Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap

Congres Evaluatie Persoonsvolgende financiering

STRATEGISCHE UITDAGINGEN Op 4 juli 2019 organiseerde het VAPH in het ICC-Gent een congres waar de stand van zaken aan een ruim publiek werd gepresenteerd…
Lees meer
Case
CHU Tivoli & CHU Ambroise Paré

Samenwerking troef door centralisatie laboratoria

CHU Tivoli en CHU Ambroise Paré fusioneren hun labo’s. De fusie moet de doorlooptijd en kwaliteit van analyses verbeteren en de expertise van beide ziekenhuizen…
Lees meer