Society: aanpassingen aan Covid-19 

COVID-19 veroorzaakt onzekerheid en vereist een ongekende flexibiliteit van ieder van ons. De ontvouwende gezondheids- en economische crisis vereist moedig optreden, zowel op ons privé als ons professionele leven. Met het tijdelijke sluiten van verschillende ondernemingen en overheidsinstanties ging een flinke aanpassing gepaard in het werkritme.  De getroffen veiligheidsmaatregelen verplichtten ons om methodologieën van lopende trajecten bij te stellen om de kwaliteit van onze dienstverlening te blijven garanderen. Gedreven door de technologische mogelijkheden en de wil om resultaat te halen, bogen we samen met verschillende partners deze crisis om tot opportuniteiten om nieuwe werkmethodes te hanteren.  
Wannes Beets

Onze samenwerking met een Vlaamse administratie verloopt sinds afgelopen zomer op een stramien van fysieke werksessies gecombineerd met individuele en groepsgesprekken. De plotse uitbraak van het welgekende virus verplichtte ons om innovatief om te springen in onze samenwerking. Aan de hand van een digitale tool vonden we de werksessies alsnog plaats. Elke uitgenodigde werknemer kon van thuis uit deelnemen in een beveiligde omgeving. Door de sterke voorbereiding van deze werksessie werden individuele opdrachten afgewisseld door collectieve uitwerkingsmomenten alsof we in dezelfde ruimte aanwezig waren. Onderstaand werkblad illustreert deze werksessie: 

 

In samenwerking met de stad Sint-Niklaas vingen we begin maart de opmaak van een duurzaam bedrijfsvervoersplaaanDe uitbraak van COVID-19 en de hieraan gekoppelde maatregelen hadden een significante impact op het vooropgestelde projectvoorstel. Verschillende fysieke werkbezoeken, proceswandelingen en individuele interviews kwamen in het gedrang. Na kort overleg met de projectleiders werd besloten om de timing vast te houden en over te schakelen naar digitale alternatieven. We werkten een aangepast plan van aanpak uit waarin projectvergaderingen en interviews digitaal werden gehouden. Door de flexibele herwerking van het initiële projectplan bleef het tijdskader onaangepast 

Veerle Weyers, interne projectleider:

“De snelheid waarmee Möbius digitale oplossingen heeft aangeboden en de flexibiliteit van iedereen heeft me verbaasd en geeft ons de kans om dit traject succesvol te doorlopen, ondanks COVID-19.”

 

Sinds eind 2019 ondersteunt Möbius de nieuw opgerichte ‘Autorité Organisatrice du Transport (AOT)’ van de SPW Mobilité. Het doel van deze ondersteuning is om de processen van deze nieuwe cel te formaliseren en haar op een gecontroleerde manier te laten evolueren.

Voor het uitbreken van het coronavirus brachten we de interne overkoepelende processen van deze cel met andere entiteiten in kaart. In maart zouden we beginnen met het modelleren van 6 prioritaire kernprocessen in de toekomstige fase door werksessies te organiseren met verschillende belanghebbenden van de processen. Meteen de toekomstige situatie in beeld brengen zou ons de creatieve ruimte moeten geven om breed te denken zonder vast te pinnen op de actuele situatie.

En toen kwam de uitbraak. We konden onze fysieke werksessies en grote tekeningen vergeten. Aan de zijde van de SPW was er uiteraard ook opschudding, gezien de deelnemers plots noodsituaties moesten behandelen. Om het traject niet te laten stilvallen en onze klant alsnog te kunnen begeleiden, pasten we onze aanpak naar deze nieuwe realiteit aan. Na interne training over het gebruik van nieuwe, digitale methodieken konden we aan de slag. De doelstellingen veranderden niet, maar de manier waarop we tot resultaat wilden komen was nieuw. Voorbereiding tot in het kleinste detail, waarbij weinig ruimte voor improvisatie overblijft, is essentieel. Het aantal deelnemers moet worden beperkt tot degenen die essentieel zijn om het doel te bereiken, om spreekruimte te garanderen voor iedereen die deelneemt.

Onze eerste digitale workshops liggen nu achter ons… In 3h30 uur tijd zijn we in staat om in samenwerking met de deelnemers een proces en alle aangesloten deelprocessen te modelleren. Na elke sessie schrijven we een synthese om te wijzen op de goede praktijken en de te vermijden praktijken voor dit proces.  De SPW is overtuigd. We hebben al 8 workshops van dit type uitgevoerd en we zullen de laatste 4 workshops op dezelfde manier voortzetten!

Bedankt voor het lezen

Delen blog