Sociaal kapitaal en Organisatie

SOS mailbox overload!

Volgens onderzoek zijn 80% van onze onderbrekingen triviaal. Dat wil zeggen, 20% zijn misschien dringend, de andere prikkels hadden evenwel gewoon kunnen passeren.
Veerle Valaert

Volgens bronnen slaapt een grote meerderheid van ons met de smartphone binnen handbereik. Ook ik. Er zijn me al redenen aangehaald om te zeggen dat dat niet goed is. Het blauwe licht houdt me uit mijn slaap, het ochtend-scherm maakt mijn ogen droog. En toch. Het geeft me vreemd gevoel van veiligheid of zekerheid. Ik weet niet precies wat het juist geeft. Alsof ik ‘s nachts steeds alert moet zijn, en meteen wakker. Maar hoe was het dan vroeger?

Er zijn meerdere mensen die, net zoals ik in het eerste uur na het opstaan de nieuwssites bekijken, een sneak preview van de mailbox memoriseren, de tweets van de vorige avond overscrollen en de agenda van die dag overschouwen.

De klanten waarvoor ik werk zijn lokale overheden, steden en gemeenten, en daar staat altijd wel iets van in het nieuws of op de sociale media. Daar krijg ik zelfs push-berichten van, omdat ik het zo instelde.

Overload van info, van prikkels,… Het maakt me soms moe. En toch ervaar ik telkens weer die drang om het voornemen van de avond ervoor teniet te doen, en toch te kijken. Elke morgen opnieuw.

Ik ben niet alleen.
Het zou puur menselijk gedrag zijn om de prikkels te blijven opzoeken.
Het vergt heel wat discipline om er aan te weerstaan.

We hoeven er ook niet altijd aan te weerstaan. Die dringende telefoon, de collega in nood. Die mail die we net wel zagen passeren. Van sommige onderbrekingen ben ik blij dat ik ze gezien heb. Volgens onderzoek zijn 80% van onze onderbrekingen triviaal. Dat wil zeggen, 20% zijn misschien dringend, de andere prikkels hadden evenwel gewoon kunnen passeren. Die hebben ons uit ons concentratie gebracht.

Onze trajecten rond persoonlijke werkorganisatie zijn een graag gegeven opleiding, Zowel voor de trainers als voor de deelnemers. Meermaals krijg ik de opmerking: ‘dat was nu eens zo handig voor me’, of  ‘mijn partner, baas, collega, zou dat best ook eens volgen.’

Terwijl we ondertussen goed weten hoe Word, Excel of Powerpoint werkt,
Weten we dat ook wel van onze outlook?
Terwijl er geen dag voorbij gaat of we hebben dat duchtig gebruikt.
Hoe ga je er best mee om?
Hoe ga je om met een oneindigheid aan prikkels? De mailbox is er maar eentje van.
De telefoons en collega’s die te pas en te onpas aan ons bureau zijn er nog niet eens bijgerekend.

Laatst was ik in op bezoek bij een team, die sinds dit jaar een tweede PC scherm kregen. Omdat ze vaak parallel met geo-plannen en dossiers moeten werken. Opvallend was hoe in dat hele team, de mailbox op het scherm stond te prijken.
Is het echt zo? Drijft de mailbox ons door de dag?
En waarom dan?

Zijn we nog bezig met dat waar we mee bezig willen zijn? Of beantwoorden we gewoon onze mail?

Het is bovendien niet te onderschatten welk effect deze mails ons aan druk geven. We denken constant te antwoorden, we denken dat de verwachting van de ander dat ook is. We menen constant online te moeten zijn.
Ik zou niet schrikken mocht die éne dame volgende maand in plaats van met 800 ongelezen mails naar het werk, een doktersbriefje meebrengt.

Ons traject persoonlijke werkorganisatie bestaat uit een startopleiding, tussentijdse coaching en een slotopleiding. In de eerste dag nemen we meteen de mailbox erbij. De pop-up en andere zaken worden meteen afgezet.

Deelnemers sluiten de inbox niet meer omdat ze moe zijn, maar omdat de inbox leeg is. En dat is een wereld van verschil.
Naast de opleiding volgt een coach traject. En dat heeft nog meer zijn nut. Persoonlijke vragen, bekommernissen worden deel van de agenda en er wordt samen een oplossing gezocht.

Geïnteresseerd?
Of is dit bericht ergens tussen de andere mails beland?

Contacteer ons!
Investeer in jezelf, je bent het waard.

Bedankt voor het lezen

Contacteer onze expert

Lies Deweer