Gezondheidszorg
Enterprise Excellence

Werkvereenvoudiging.

Niet eenvoudig… Of toch?
Thomas Dewulf

Het is een van die zeldzame warme zomeravonden wanneer ik mij na een intensieve werkdag in een tuinstoel neerplof. Tijd om even tot rust te komen en te genieten van die avondzon. Het vakantiegevoel komt naar boven en de geur van verse munt in de tuin doet me watertanden. Ik beslis om mezelf nog snel op een mojito te trakteren.

Ondanks het feit dat ik vrij regelmatig een mojito mix, heb ik toch behoorlijk wat tijd nodig om al mijn ingrediënten en attributen bijeen te zoeken. Het merendeel van het materiaal heb ik enkel nodig bij het bereiden van een mojito en toch ligt het her en der verspreid: het glas in de woonkamer, rietsuiker en mesje in de keuken, rum terug in de woonkamer, spuitwater in de kelder, stamper in de berging, rietje alweer in de woonkamer, limoen in de koelkast, ijsblokjes in de diepvries in de berging, munt in de tuin,…

Al meer dan een kwartier later zit ik in het intussen minder warme avondzonnetje van mijn mojito te nippen. Mijn gedachten gaan terug naar de vorige editie van het ‘Netwerk Lean en Procesverbetering’. Op het programma: een bezoek aan de Colruyt Group met als doelstelling een inzicht te krijgen in hun aanpak omtrent ‘werkvereenvoudiging’. Het vereenvoudigen van handelingen leidt tot hogere efficiëntie en een grotere medewerkerstevredenheid. Het lijkt een simpel concept. Toch is het vaak niet eenvoudig te implementeren: verbetervoorstellen worden niet uitgerold, volgehouden of geaccepteerd. Of erger nog, verbetervoorstellen worden zelfs niet geformuleerd. Hoe kunnen deze obstakels overwonnen worden en kan werkvereenvoudiging dan wel succesvol worden geïmplementeerd?

Het is een aanpak die vaak terugkomt: eerst stilstaan en vanop een grotere afstand kijken naar de dingen om je heen; verliezen observeren en bespreekbaar maken onder collega’s. Vanuit de observaties verbetervoorstellen formuleren om deze uiteindelijk uit te rollen voor de volledige dienst, afdeling of organisatie. En tot slot: hopen dat medewerkers niet hervallen in oude gewoontes. En daar wringt nu net het schoentje. Wat ik heb onthouden van het bezoek aan de Colruyt Group en volgens mij zeer belangrijk is om een cultuur van werkvereenvoudiging in stand te houden is het volgende:

  • Werkvereenvoudiging doe je samen met zij die de job uitvoeren. Daag hen uit, stel kritische vragen en bovenal: zorg dat zij verliezen opmerken en verbeterideeën voorstellen. Zij dienen namelijk de nieuwe werkwijze te implementeren. Op deze manier worden de voorstellen gedragen door de medewerkers en zullen deze sneller worden verspreid doorheen de organisatie. Het opleggen van verbetervoorstellen van bovenaf werkt maar zelden.
  • ‘What’s in it for me’. Focus op de mogelijke winsten en voordelen voor de medewerkers. Laat hen op zoek gaan naar verbeteringen die men in het verleden zelf reeds heeft geïmplementeerd. Zo kunnen medewerkers aan de hand van voorbeelden inzien welke positieve invloed werkvereenvoudiging kan hebben. Maak bovendien de potentiële winst voor de medewerker concreet bij elk verbetervoorstel.
  • Leidinggevenden zijn cruciaal. Leidinggevenden dienen een ondersteunende rol op te nemen en dienen de medewerkers te stimuleren in het genereren van verbeterideeën. Probeer ideeën niet af te blokken en verklaar waarom bepaalde ideeën wel of niet kunnen worden geïmplementeerd. Toon daarnaast zelf het voorbeeld in de eigen werkomgeving, werkvereenvoudiging is nodig in elke laag van de organisatie.
  • Heb aandacht voor de kleine verbeteringen. Focus in eerste instantie op de problemen die binnen het bereik van de medewerkers liggen. Problemen waar zij een impact op hebben en waar zij een impact van ondervinden. Problemen waarvoor verbeteringen snel kunnen worden geïmplementeerd en waarvan men snel resultaat merkt.
  • Meten is weten. Gebruik waar mogelijk beschikbare data en meet belangrijke indicatoren. Een meting voor en na de verbetering en vergelijking tussen beide kan veel ogen doen opengaan.

De Gemba Walk tijdens het bezoek aan de Colruyt Group, waarbij we even tot op de werkvloer konden kijken, wees uit dat men er een succesvolle aanpak hanteert. Werkvereenvoudiging is er alvast verweven in elke vezel van de organisatie!

En de ingrediënten en attributen voor mijn mojito’s? Deze berg ik tegenwoordig zo veel mogelijk samen op. Dan kan ik na mijn werkdag toch al 10 minuten langer genieten van die avondzon!

Over het Netwerk Lean en Procesverbetering

Het “Netwerk Lean en Procesverbetering” is een initiatief van Möbius, UZA, Sint-Lucas Gent, GZA Ziekenhuizen en het Jessa ziekenhuis. Elk semester worden organisaties in de zorg samengebracht om van gedachten te wisselen over ‘lean en procesverbetering’ in de zorgsector. Focus ligt op het delen van kennis tussen de organisaties door het toelichten van verschillende cases gekoppeld aan een eventueel bezoek op de werkvloer of bij een leidende organisatie buiten de zorgsector.

Bedankt voor het lezen

Contacteer onze expert

Thomas Dewulf