Les processus pour asseoir son fonctionnement

SPW Mobilité et Infrastructures

La cellule Autorité Organisatrice du Transport avait l’ambition de formaliser ses processus majeurs afin d’asseoir son fonctionnement et d’être en mesure de se développer de manière maîtrisée. En effet, cette cellule est une très jeune entité du SPW Mobilité et Infrastructures, qui n’a été créée qu’en mars 2018. C’est une cellule qui a un fonctionnement par nature transversal et qui s’inscrit dans l’ère du digital.

Coline Questiaux
Coline Questiaux

La création récente d’une Autorité Organisatrice du Transport en Wallonie présentait comme défi à la fois d’organiser son intégration au sein du SPW Mobilité & Infrastructures et la coordination avec l’Opérateur de Transport de Wallonie. Nous avions besoin de cartographier les processus nécessaires à l’exercice de nos missions et de détailler rapidement ceux prioritaires pour lesquels un alignement sur les rôles, les étapes et les outils à utiliser apparaissait nécessaire à court terme. Möbius a relevé ce défi avec nous, en réussissant l’implication et l’appropriation par les acteurs concernés et en faisant preuve d’une grande agilité dans l’animation des réunions … devenues virtuelles en cours de mission suite au coronavirus. 

Martin Duflou, Directeur de l’Autorité Organisatrice du Transport

Défi stratégique

La cellule AOT a donc sollicité l’accompagnement de la société Möbius afin de pouvoir initier ce travail de formalisation des processus, aussi bien au niveau macro (avec la cartographie générale des processus), qu’au niveau plus opérationnel, en modélisant et documentant 6 processus prioritaires. Comme dans chaque administration publique, ces processus impliquent de multiples parties prenantes à réunir autour de la table.

Approche

La première étape de ce travail a consisté en la révision de la cartographie générale des processus internes à l’AOT et conjoints entre l’AOT et l’OTW (Opérateur de Transport de Wallonie). Sur base d’une première version préexistante, Möbius a organisé dix ateliers avec les différentes parties prenantes afin de compléter et d’adapter cette cartographie.

Dans un deuxième temps, six processus ont fait l’objet d’ateliers de modélisation. Une particularité à souligner est que ces processus ont été modélisés directement dans une perspective de fonctionnement idéal dans le futur, et n’ont pas été décrits en AS IS. En effet, du fait de sa jeune existence, la cellule AOT n’avait pas de processus déjà ancrés dans l’organisation à optimiser (comme cela peut-être le cas dans des organisations plus matures) mais l’objectif était ici plutôt d’établir directement un processus idéal sur la base des expériences récentes et de l’expertise des différents collaborateurs.

Le défi a été double étant donné que nous avons réalisé ces ateliers de modélisation de manière digitale uniquement (en raison de la période Covid-19). Pour cela, nous avons revisité notre approche pour proposer à l’AOT une solution sur mesure qui réponde, tout en restant confinés, aux besoins d’espace de créativité et de brainstorming. Au total, nous avons facilité une douzaine d’ateliers qui ont permis aux différentes parties prenantes d’aligner leur fonctionnement.

Cette mission a été réalisée dans une logique de co-construction afin que l’AOT puisse continuer en toute autonomie la démarche de modélisation de ces processus, une fois le travail réalisé à partir des 6 processus prioritaires. Möbius a donc particulièrement veillé au transfert de connaissances vers l’équipe projet tout au long de la mission, et a formé un collaborateur aux méthodes et à l’outil de modélisation.

Résultat

Dans le cadre de ce projet, Möbius a obtenu les résultats suivants en collaboration avec le client :

  • Nous avons révisé ensemble la cartographie des processus afin d’avoir une vue d’ensemble claire des processus métier, de gestion et de support.
  • Six processus ont été modélisés, parmi les 33 processus de la cartographie. Ces processus ont été détaillés à l’aide de 22 sous-processus et décomposés en 202 activités. Parmi toutes ces activités, 48% constituent des activités existantes aujourd’hui et 52% seront amenées à évoluer.
  • Chaque description de processus a fait l’objet d’un rapport détaillé, identifiant ses forces et faiblesses actuelles. Afin de rendre les solutions durables, Möbius a listé les sources d’amélioration potentielles à mettre en œuvre afin de concrétiser la version future de chaque processus.

La cellule Autorité Organisatrice du Transport est maintenant en mesure d’asseoir son fonctionnement et de se développer de manière maîtrisée.