The punch line of Field Service Supply 

Recent had ik op een morgen een afspraak bij het depot van een nutsbedrijf. Er zijn weinig parkeerplaatsen en ik geraak mijn auto nauwelijks kwijt. De parking staat vol met service trucks van de buitendienst ploegen. Zij komen onderdelen halen die ze nodig hebben om de opdrachten die vandaag op hun werkplanning staan uit te voeren.

Ze zijn deze morgen vroeg vertrokken vanuit hun woonplaats en hebben waarschijnlijk al wat file achter de rug vooraleer ze het depot bereiken. Straks, na de koffie, als ze de onderdelen in hun service truck geladen hebben, kunnen ze vertrekken naar het adres van hun eerste opdracht. Als het verkeer even meezit kunnen ze deze nog voor de middag afronden.

Lees hieronder meer over Field Service Supply.

Danny Boeykens

In deze blog willen we 3 concepten voor optimalisatie van het Field Service Supply proces suggereren.

Alle concepten hebben bewezen dat ze operationeel effectief (en efficiënt) kunnen werken.

Nutsbedrijven, telecom providers, installatiebedrijven en equivalenten hebben één ding gemeen: voor de uitvoering van hun activiteit doen ze beroep op een uitgebreid service team dat zich met service trucks naar de plaats van de opdracht begeeft. Een belangrijk deel van de beschikbare arbeidstijd wordt doorgebracht “onderweg”. De opdrachtenplanning heeft dan ook de moeilijke taak om de opdrachten zo optimaal mogelijk te verdelen zodat de effectief gepresteerde arbeidstijd een zo groot mogelijk deel uitmaakt van de beschikbare. In een productieomgeving gebruikt men hiervoor dikwijls OEE (Overall Equipment Efficiency), waarbij men de machinekeuze en volgorde zo optimaal mogelijk plant, en daarbij nauwkeurig opvolgt welk deel van de beschikbare machinetijd er voor productie wordt gebruikt, welk deel voor onderhoud of pannes, welk deel voor omstellen, enz… In lijn met deze technieken, die in een productieomgeving worden gebruikt om het omstellen te minimaliseren, kunnen er ook voor een serviceteam technieken gebruikt worden om de “reistijd” (lees: de omsteltijd tussen 2 opdrachten) te minimaliseren.

Het eerste wat in het oog springt is de reistijd ’s morgens, wanneer van de woonplaats van het team naar het depot wordt gereden en later van het depot naar de locatie van de eerste opdracht. Het zou een merkbare verbetering zijn indien zelfs nog maar de helft van deze trips naar het depot zouden kunnen geëlimineerd worden. De praktijk leert dat serviceteams op deze manier al gemakkelijk een extra uur effectieve arbeidstijd ter beschikking krijgen, zeker als het depot in een ietwat verstedelijkt gebied ligt. De vraag is alleen: hoe zorgen we er voor dat het service team op dat moment de nodige onderdelen mee heeft om de opdracht effectief te kunnen uitvoeren?

In deze blog willen we 3 concepten voor optimalisatie van field service supply suggereren.
Alle concepten hebben bewezen dat ze operationeel effectief (en efficiënt) kunnen werken.

1. Overnight supply levering

Een eerste manier is het ’s nachts beleveren van de service truck, terwijl deze geparkeerd staat voor de woning van de chauffeur. In dit concept wordt de planning van elk team afgerond de middag voordien. Dit laat voldoende ruimte om te bepalen welke onderdelen het team zal nodig hebben en om deze onderdelen uit het magazijn rond te halen. Een Overnight Delivery Service (ODS) haalt de onderdelen van elk team (in aparte kratten) op in het depot tegen het einde van de dag. Via het verdeelcentrum van de ODS beleveren bevoorradingstrucks ’s nachts de service trucks van het serviceteam. De chauffeur van de ODS leverancier heeft daarbij een sleutel of een beveiligingscode van de service truck zodat de kratten via de vrachtdeur kunnen overgeladen worden. Het serviceteam vertrekt ‘s morgens met de service truck vanaf de woonplaats, rechtstreeks naar de locatie van de eerste opdracht, en met de onderdelen van de opdrachten van die dag. (Dit concept wordt bv. toegepast door Axima, Engie’s HVAC installatiebedrijf.)

2. Onbemande hubs

Een tweede manier is het opzetten van een aantal onbemande hubs. Deze hubs fungeren als doorgeefluik voor onderdelen. De locatie er van wordt zo gekozen dat ze met een minimum aan reistijd bereikbaar zijn voor de serviceteams. Ze bevinden zich bv. dicht bij de woonplaats van de serviceteams of dicht bij de locaties waar de opdrachten moeten worden uitgevoerd, of beide. De hubs zijn onbemand. Toegang wordt verleend aan de serviceteams die via hun personeelsbadge (of alternatief, bv. via smartphone) toegang krijgen. Het serviceteam haalt de krat(ten) uit de hub die voor hen bestemd zijn. Mogelijks kunnen zij ook zaken retour sturen naar het centraal magazijn. Indien het gaat om onderdelen van waarde, dan kan men de kratten ook via lockers ter beschikking stellen van het serviceteam. Het serviceteam krijgt dan alleen de toegangscodes voor hun locker(s).

In deze onbemande hubs kunnen serviceteams zich eventueel ook bevoorraden met grijpvoorraad waarvan een klein aantal sowieso opgeslagen ligt in hun service truck. Tot slot bij dit concept nog dit: idealiter kan men de hub onderbrengen in een (bestaand) gebouw, maar indien dit niet beschikbaar is, kan een 40-foot container ook ingericht worden als hub. (Waterbedrijf Dunea werkt met dit concept voor een aantal regio’s in hun werkgebied).

3. Minder bezoeken aan de centrale opslagplaats

Een derde aanpak gaat uit van het principe dat een substantieel deel van de service trucks zich niet meer dagelijks moet bevoorraden met onderdelen voor de volgende opdrachten. Het bedrijf heeft alle soorten opdrachten geclassificeerd, en een groot aantal opdrachten kunnen uitgevoerd worden met een standaard set met telkens dezelfde onderdelen (bv. installatie van nutsmeters). Alle servicetrucks die deze opdrachten uitvoeren worden wekelijks bevoorraad, en krijgen geen andere opdrachten dan deze die ze met de aan boord zijnde kits kunnen uitvoeren. Ze moeten zich dus niet elke ochtend gaan bevoorraden in het depot. Op deze manier moeten alleen de service trucks die niet standaard opdrachten uitvoeren zich wel bevoorraden, dikwijls maar een fractie van het totale aantal.

Zoals je kan zien zijn er verschillende manieren om de efficiëntie van het ophalen van onderdelen voor service trucks te verbeteren. De sleutel ligt in het verkorten van de afstand tussen het service team en de opslag van nodige onderdelen in een optimale manier.